MILON: “DocuFlow heeft ons documentproces sterk vereenvoudigd”

IMG_9400-17-versie-2-1024x683
Datum: 18 november 2020
Categorie: Klantverhalen
Delen:
Share on linkedin

MILON: “DocuFlow heeft ons documentproces sterk vereenvoudigd”

Onderzoeks- en adviesbureau MILON uit Veghel brengt adviesrapporten uit op basis van bodemonderzoeken, watertoetsen en infiltratieonderzoeken. Het opstellen van deze rapporten kost veel tijd. Tijd die MILON liever steekt in vakinhoudelijke advies. Daarom werken ze sinds 2020 met DocuFlow van Documizers.

Dit online platform is geïntegreerd met Dynamics 365 Business Central en Microsoft 365. Het zorgt ervoor dat medewerkers de rapportages, in huisstijl, kunnen opstellen in Word met bedrijfsgegevens en projectinformatie afkomstig uit Business Central. De integratie tussen DocuFlow en Microsoft 365 zorgt ervoor dat de adviesrapporten automatisch verstuurd worden via Outlook en de correspondentie opgeslagen in Sharepoint. Het proces van documenten opstellen en versturen is daarmee enorm vereenvoudigd voor MILON.

Het documentvraagstuk

MILON uit Veghel is een onderzoeks- en adviesbureau in bodem, bouwstoffen en milieu. Sinds de oprichting in 1992 doet MILON onderzoek naar grondkwaliteit voor o.a. gemeenten, projectontwikkelaars, industrie en weg- en waterbouw. Het team van 45 experts levert advies en vergunningen op basis van (milieu)wetgeving. De adviesrapporten die MILON levert bevatten veel onderzoeksdata en zijn daarom tijdrovend om op te stellen. MILON zocht een oplossing waarmee rapporten in uniforme huisstijl gegenereerd worden in Word mét klantgegevens en projectinformatie afkomstig uit Business Central.

Projectmedewerkers houden meer tijd over voor de core business: het geven van goed advies aan klanten.

DocuFlow van Documizers

Documizers biedt DocuFlow: met daarin een documentgenerator die zelfs de meest ingewikkelde documenten eenvoudig opstelt op basis van een dynamisch vraag-en-antwoord model. DocuFlow is gekoppeld aan Business Central van Microsoft en wisselt data rechtstreeks uit. Dat betekent dat DocuFlow niet alleen data ophaalt, maar ook teruggeeft, zoals gegevenswijzigingen die handmatig zijn doorgevoerd in het document.

Naast de koppeling met Business Central, heeft DocuFlow ook een integratie met Microsoft 365. De gegenereerde adviesrapporten worden via Outlook automatisch verzonden naar de klant, inclusief begeleidende e-mail en bijlagen. En de correspondentie? Die wordt veilig en centraal opgeslagen in Business Central én Sharepoint.

Omdat alle correspondentie direct door DocuFlow wordt opgeslagen in Business Central, is de projectstatus van klanten voor iedereen inzichtelijk

De voordelen voor MILON

Door DocuFlow worden administratieve handelingen rondom het advieswerk versneld én versimpeld. Het documentproces is grotendeels geautomatiseerd waardoor repeterende werkzaamheden vervallen én de kans op fouten is afgenomen. Projectmedewerkers houden hierdoor meer tijd over voor het geven van advies.

Bron: Interview met Thomas van Engelen – Projectleider bij MILON

Andere relevante nieuwsitems