Waarom digitaal ondertekenen als HR – afdeling?

SF-blog
Datum: 18 november 2020
Categorie: Nieuws
Delen:
Share on linkedin

Waarom digitaal ondertekenen als HR – afdeling?

Het aannemen van een nieuwe medewerker is een papieren rompslomp; van het contract, loonheffingsformulier, partner informatie, bank informatie tot overige documenten. Het opmaken, het verzenden, het printen en het ondertekenen van documenten neemt veel tijd in beslag. Waarom is dit nog nodig?

Het HR-proces bestaat veelal uit verschillende documenten: contracten, verzekeringen, loonheffingsformlieren en overeenkomsten. Om de processen rondom deze documenten te optimaliseren, hebben wij een mooie tool ontwikkeld.

Met DocuFlow is het mogelijk dit hele proces te digitaliseren; zonder onnodige handelingen! Het proces start vanuit Salesforce, waarbij de documenten automatisch worden opgemaakt. Na een eventuele tussenstap in Word laat je het document digitaal ondertekenen door zowel werknemer als werkgever. Het dossier wordt automatsich bijgewerkt en de nieuwe collega krijgt automatsch zijn kopie. Dit en veel meer is allemaal mogelijk met Docuflow!

Door optimalisatie van HR-processen; het opmaken van het arbeidscontract, het digitaal ondertekenen en het verwerken documenten in Salesforce kan er veel geld en tijd worden bespaard!

Vijf redenen om verder te digitaliseren als HR- afdeling:

– Sneller
Door processen te digitaliseren, met name het ophalen van een handtekening, wordt het proces enorm versneld. Met een digitale ondertekening hoeft er niets meer geprint te worden, geen post te worden verzonden en te wachten op eventuele post dat retour komt. Alles is geautomatiseerd.

– Minder fouten
Door het genereren van documenten vanuit Salesforce worden gegevens rechtstreeks opgehaald vanuit de bron. Hiernaast worden processen geautomatiseerd en verwerkt en bijgehouden in Salesforce. Wanneer meerdere mensen in de organisatie met dezelfde papieren documenten werken, is een fout snel gemaakt. Door belangrijke processen te automatiseren, gebeurt dat minder snel.

– Prettiger
Als HR medewerker hou je tijd over om je aandacht te geven aan de nieuwe medewerker. De papieren rompslomp vervalt, maar hiernaast ook de snelheid waarmee een document wordt opgemaakt en wordt verzonden; dit maakt het werk een stuk aangenamer!

– Overzichtelijker
Er is een beter overzicht waar de documenten zich bevinden in het gehele proces. Getekende documenten worden automatisch opgeslagen op de aangewezen plek.

– Goede eerste indruk
Voor de nieuwe medewerker, die het arbeidscontract digitaal ondertekent, laat je zien als organisatie dat je modern en technisch vaardig bent. Je maakt het proces een stuk leuker en sneller.

De vraag is niet óf je moet gaan digitaliseren als HR-afdeling, maar wanneer.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitaal ondertekenen met Salesforce, kunt u via deze link een demonstratie aanvragen.

Wilt u meer weten over de bewijskracht van digitaal ondertekenen? Download dan hier ons whitepaper Digitale Bewijskracht. Hierin staat beschreven welke verschillende vormen een digitale handtekening kan aannemen en welke het meest geschikt is voor uw organisatie.

Andere relevante nieuwsitems