Support
Digitaal ondertekenen vanuit Word
Datum: 14 december 2021
Categorie: Product
Delen:
Share on linkedin

Digitaal ondertekenen vanuit Word

Digitaal ondertekenen starten met knop vanuit Word.

Je hebt een document opgesteld in Microsoft Word en wil deze zo snel én makkelijk mogelijk laten ondertekenen. Jijzelf of je team moeten er weinig tijd aan kwijt zijn en de handtekening moet rechtsgeldig zijn. De oplossing? Een knop in Word waarmee je automatisch het ondertekenproces start. Dit kan met DocuFlow. Deze documentoplossing van Documizers maakt digitaal ondertekenen eenvoudig door het document- en ondertekenproces voor je te automatiseren. Hoe het werkt, lees je in dit artikel.

Documizers is Baas in documentprocessen

Dit is hoe het werkt: ondertekenen vanuit Word

Hier vind je een voorbeeld van hoe het documentproces eruit kan zien. Het proces kan minder stappen bevatten of juist meer. Afhankelijk van jouw wensen. Alles wat je ziet in dit voorbeeldproces gebeurt zonder dat jij er omkijken naar hebt. Dit scheelt jou en je organisatie tijd en energie. En het voorkomt fouten.

Automatisch ondertekenproces met DocuFlow

Het proces stap voor stap uitgelegd

  1. Je hebt het document samengesteld en klikt op ‘Versturen voor ondertekening’. Het document wordt automatisch door DocuFlow opgeslagen op een locatie naar keuze.
  2. Daarna biedt DocuFlow het automatisch document aan bij de signing service van Evidos. Er wordt een opgemaakt emailbericht gegenereerd met daarin de ondertekenlink naar het document.
  3. DocuFlow verstuurt de email via outlook of de SMTP-server.
  4. Jouw relatie opent de email, klikt op de ondertekenlink, leest het document door en plaatst een digitale handtekening.
  5. Jij ontvangt het ondertekenende document retour. Wanneer gewenst kan DocuFlow het getekende document ook voor je archiveren in Sharepoint of een ander DMS naar keuze.
  6. De relatie ontvangt automatisch een opgemaakte e-mail met een kopie van het getekende document.
  7. Wanneer gewenst kan DocuFlow, op basis van het ondertekende document, automatisch een aanpassing doen jouw informatiesysteem. Werk je bijvoorbeeld met Salesforce, AFAS Software, Dynamics 365 of Business Central? Dan kan DocuFlow data of het dossier bijwerken, de status aanpassen, een workflow starten of afsluiten. Wat je maar wilt.

Het DocuFlow documentproces kan naar wens ingericht worden. Wil je bijvoorbeeld het document eerst intern laten ondertekenen, dan kan deze optie worden toegevoegd aan het proces. Neem contact op.

Wat bespaart dit documentproces jou?

Ik verzamel de handtekening digitaal via een signing service:

Door een knop in Word vervallen deze werkzaamheden:

  • Converteren naar PDF.
  • Uploaden naar de Signing Service.
  • Opstellen van een begeleidende email.
  • Opslaan van het getekende document.
  • Kopie versturen naar tekenaar.
  • Bijwerken informatiesysteem.

Ik verzamel de handtekening op papier of laat relaties het document tekenen en inscannen:

Een geautomatiseerd documentproces bespaart je deze handelingen:

  • Document printen en versturen.
  • Document converteren naar PDF.
  • Opstellen van begeleidende email.
  • Relaties hoeven niet te printen, tekenen, scannen en terugsturen.
  • Opslaan van het getekende document.
  • Kopie versturen naar tekenaar.
  • Bijwerken informatiesysteem.
Integratries DocuFlow

Hoe werkt het technisch?

De sleutel zit hem in de integratie tussen Microsoft Office en de signing service van Evidos, marktleider in digitaal ondertekenen. Documizers is official partner van beiden en biedt de integratie aan via documentoplossing DocuFlow. 

 

Naast de integratie tussen Microsoft Word en Evidos, bevat DocuFlow nog veel meer standaard integraties die er samen voor zorgen dat een documentproces automatisch wordt verwerkt. Neem contact op.

Meer info over DocuFlow en Documizers?

Andere relevante nieuwsitems