Met DocuFlow voor Salesforce kunnen gebruikers rechtstreeks vanuit Salesforce overeenkomsten verzenden voor ondertekening en informatie vastleggen, bijhouden en opslaan. De meest voorkomende voorbeelden zijn offertes, (arbeids)contracten en verwerkersovereenkomsten.

Elke medewerker kan met behulp van DocuFlow altijd het juiste template (voorzien van de correcte huisstijl) raadplegen, eventueel tussentijds wijzigen en overal vandaan versturen. Uiteraard voorzien van een digitale handtekening. Maar DocuFlow voor Salesforce gaat nog verder. Naast het genereren van het juiste document in de correcte huisstijl, maakt de software het ook mogelijk om document- en e-mailprocessen te stroomlijnen en automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken en archiveren van de documenten in elk gewenst DMS. Hiermee bespaart de medewerker niet alleen tijd, maar reduceert hiermee ook de kans op fouten en ontbrekende informatie. Tevens wordt hiermee enorm bespaard op kosten zoals papier, printen en inkt.

Een documentproces kan op twee manieren worden gestart: handmatig vanuit Salesforce of Word, maar ook op de achtergrond op basis van automatiseringsregels. Een handmatig proces voor bijvoorbeeld het maken van een offerte ziet er als volgt uit:

1. De medewerker start vanuit bijvoorbeeld een opportunity of quote in Salesforce een nieuw document.
2. Omdat DocuFlow de entiteit herkent, wordt altijd het juiste sjabloon getoond. In dit geval gaat het om een offerte.
3. De software genereert het document op basis van bouwstenen (tekstblokken). Deze bouwstenen corresponderen met informatie uit Salesforce. Mocht niet alle informatie verwerkt staan in Salesforce, kan met behulp van een vraag- en antwoordmodel extra tekstblokken in het document worden gevoegd.
4. Het document wordt geopend in Word, waarin de medewerker een laatste controle uitvoert en waar nodig de laatste aanpassingen doet. Omdat het document is opgebouwd uit tekstblokken, kunnen bepaalde onderdelen worden beveiligd. Denk bijvoorbeeld aan product- of prijsoverzichten.
5. Zonder dat de medewerker van scherm hoeft te wisselen, wordt tevens een e-mailtemplate gegenereerd waarin de medewerker (indien hiertoe bevoegd) aanpassingen kan doorvoeren. Vanuit dit scherm wordt tevens de digitale handtekening van de medewerker (of een andere tekenbevoegde) in het document gezet.
6. DocuFlow verstuurt de e-mail met offerte naar de prospect, zonder dat een andere applicatie gestart hoeft te worden. De offerte wordt automatisch gearchiveerd in Salesforce.
7. De prospect ontvangt een mail met daarin een link die verwijst naar beschermde omgeving, waarin de offerte wordt getoond. In deze omgeving kan de prospect met één druk op de knop akkoord geven op de offerte. De verificatie kan op verschillende manieren plaats vinden: een krabbel, sms verificatie, iDIN, Ideal, DigiD, Paspoortcheck enzovoorts.
8. Als de prospect zijn akkoord geeft, wordt Salesforce automatisch bijgewerkt. De verkoper krijgt bericht in Salesforce en/of per mail en de getekende opdracht wordt tevens automatisch opgeslagen. Indien gewenst, kunnen er tijdens de ondertekening bepaalde gegevens worden gevraagd en ingevuld (bijvoorbeeld een PO – nummer of afleveradres). DocuFlow verwerkt deze gegevens vervolgens in Salesforce en kan automatisch een nieuw proces starten, zoals het opmaken en versturen van een opdrachtbevestiging of factuur.

Alle informatie, inclusief de ondertekende overeenkomst, wordt automatisch opgeslagen in Salesforce, zodat u deze later kunt analyseren en erover kunt rapporteren. Een belangrijk onderdeel hiervan is het transactiebewijs van de digitale handtekening. DocuFlow faciliteert nauwkeurige en vooral veilige transacties. Door de samenwerking van Documizers met het Evidos platform (ondertekenen.nl) is deze functionaliteit volledig geïntegreerd in de software.

Veiligheid van de digitale handtekening

Voor het garanderen van de rechtsgeldigheid is het belangrijk dat de software voldoet aan de strengste beveiligingsnormen, zodat uw klantgegevens veilig worden opgeslagen in de cloud – en dat is goed voor uw gemoedsrust. Om deze veiligheid te kunnen garanderen, werkt Documizers samen met Evidos. Dit platform voldoet aan alle compliance vereisten op 3 niveaus:

1. Rechtsgeldigheid
2. Beveiliging
3. Compliance klanten

Het Evidos bewijskracht platform voldoet aan de hoogste beveiligingseisen zoals SOC 2 en ISO 27001. De identiteitsverificatie en digitale ondertekeningen voldoet dan ook aan de Europese eIDAS verordening.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitaal ondertekenen met Salesforce, kunt u via deze link een demonstratie aanvragen.