Support
Veelgestelde vragen

Wat is jouw vraag?

Hier vind je alle antwoorden op de meest gestelde vragen bij Documizers. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op. 

Documizers
Algemeen

DocuFlow:

Onze software DocuFlow is een totaaloplossing voor alles wat met documenten en e-mails te maken heeft. DocuFlow zorgt ervoor dat documenten en e-mails automatisch gegenereerd én verwerkt worden. De geavanceerde cloud-oplossing giet alle documenthandelingen in één documentproces en verbindt de bijbehorende applicaties aan elkaar. 

 

Het resultaat? Het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van documenten en e-mails wordt een fluitje van een cent. Meer informatie.

Voorheen was DocuBuilder de documentgenerator van Documizers. Alle functionaliteiten van DocuBuilder zijn nu opgenomen in DocuFlow. Bij Documizers maken we daarom geen onderscheid meer tussen de producten DocuBuilder en DocuFlow en hebben we alles samengebracht onder de naam DocuFlow. De naam DocuBuilder zal geleidelijk verdwijnen uit onze software en knowledgebase.

DocuFlow integreert alle applicaties met elkaar die jij dagelijks inzet voor het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van documenten en e-mails. Zo biedt DocuFlow standaard integraties aan voor meer dan 50 applicaties. Denk aan diverse informatiesystemen zoals AFAS, Salesforce, Microsoft Business Central, Microsoft Dynamics, SharePoint, Outlook en nog veel meer. Meer informatie.

Behoefte aan wat inspiratie? In onze galerij vind je voorbeelden van documenten die door klanten zijn samengesteld met DocuFlow.

Bij Documizers zijn we voortdurend bezig met productontwikkeling. We voegen regelmatig nieuwe functies toe en verbeteren onze software. Check hier de laatste releasenotes.

Standaard vindt iedere 3e dinsdag van de maand in de avonduren (tussen 19.00 en 24.00 uur) onderhoud plaats aan de servers. Tijdens dit onderhoud worden nieuwe beveiligingsupdates geïnstalleerd, servers herstart, en andere benodigde aanpassingen uitgevoerd. Hierdoor kan het voorkomen dat DocuFlow tijdelijk niet beschikbaar is of foutmeldingen geeft tijdens het gebruik. Bekijk agenda.

DocuFlow

Support, advies en training:

Ons support team is op drie manieren te bereiken:

Support is bereikbaar van 9:00 tot 18:00 uur.

We streven ernaar om binnen 4 uur te reageren op alle vragen die via de website of per e-mail (support@documizers.com) zijn ingediend.

Nee, het raadplegen van support is geheel kosteloos. We staan klaar om je te helpen bij al je vragen en problemen.

In de knowledgebase vind je antwoord op al je vragen over DocuFlow. Naast beschrijvingen van functionaliteiten, bestaat de knowledgebase ook uit praktijkvoorbeelden, instructievideo’s, releasenotes en veel gestelde vragen. Bekijk knowledgebase.
Kan je het antwoord dat je zoekt niet vinden, dan staat ons support team klaar om je te helpen.

De meest gestelde vragen over DocuFlow staan in een aparte FAQ. Je vindt hier antwoorden op veelgestelde vragen. Bekijk hier de FAQ.

Ja, we hebben video-tutorials beschikbaar die stapsgewijze begeleiding bieden bij het gebruik van DocuFlow. Bekijk hier de video’s.

Ben jij klant van Documizers en heb je hulp nog bij de inrichting van DocuFlow. Of wil jij de Documizers strippenkaart inzetten? Boek direct een afspraak bij één van onze consultants.

 

Kleine lettertjes: aan de inzet van een consultant kunnen kosten verbonden zijn.

Ja, absoluut! Benieuwd naar wat DocuFlow nog meer voor jou kan betekenen? Plan een gratis uur in met één van onze consultants en ontdek samen alle optimalisatiekansen voor jouw specifieke situatie. Klik hier om een afspraak in te plannen.

Ja, we bieden trainingen aan om je te helpen het maximale uit DocuFlow te halen. Ontdek hier ons trainingsaanbod.

Ready set go

Implementatie:

Het implementatietraject van DocuFlow bestaat uit 3 fases:

 

Fase 1: Analyse van je documentproces

Hoe ziet jouw documentproces eruit? Welke collega’s en applicaties zijn erbij betrokken? Documizers brengt je documentproces in beeld.

 

Fase 2: Variabelen, wensen en eisen

Welke variabelen en handelingen zijn van belang in jullie documentproces? Wat kunnen we slim automatiseren en hoe flexibel moet de inrichting zijn?

 

Fase 3: Intake en implementatie

In meestal één of twee dagen implementeren we DocuFlow in jouw documentproces, op locatie of op afstand (online). Daarna ben je up and running en werk je sneller, slimmer en makkelijker.

In de meeste gevallen ben je al na één tot twee dagen implementatie volledig up & running met DocuFlow. Zodat kan jij snel aan de slag met DocuFlow.

Wij werken samen met Trees for All. Onze wereld heeft meer bos nodig voor een beter klimaat, meer biodiversiteit en gezonde leefomstandigheden. Daarom planten wij voor elke opdracht minimaal twee bomen in Nederland. Als bewijs van jouw bijdrage ontvang je een certificaat van Trees for All.

Wanneer de implementatie van DocuFlow is afgerond, kan jij aan de slag met het nieuwe proces. Het is dan handig dat je goed weet hoe het werkt. In deze training staat het nieuw geïmplementeerde documentproces centraal en wordt deze stap voor stap uitgelegd aan de gebruikers. Bekijk training.

kleine prijs, groots resultaat

Abonnementen en prijzen:

DocuFlow wordt aangeboden op basis van een abonnementsmodel met staffels. Het maandelijkse abonnementstarief wordt bepaald door zowel het aantal modules van DocuFlow als het aantal gebruikers. Bekijk hier de diverse abonnementen.

De abonnementskosten, gebaseerd op het aantal modules van DocuFlow en het aantal gebruikers, worden maandelijks in rekening gebracht.

Voor het upgraden van je abonnement kun je eenvoudig contact opnemen met Dewi, onze Customer Success Manager. Zij is bereikbaar per mail op dewi@documizers.com of telefonisch via 020 – 820 19 70. Dewi helpt je om je abonnement te upgraden en om eventuele vragen te beantwoorden.

Er kunnen altijd extra gebruikers worden toevoegen aan je abonnement. Neem hiervoor contact op met Dewi, onze Customer Success Manager. Zij is bereikbaar per mail op dewi@documizers.com of telefonisch via 020 – 820 19 70. Dewi helpt je om extra gebruikers toe te voegen en om eventuele vragen te beantwoorden.

Document- automatisering:

Vaak heerst er verwarring over digitaliseren en automatiseren. Maar wat betekent het eigenlijk?

Digitaliseren van een documentproces betekent het elimineren van pen en papier uit het proces. Geen printen, geen post verzenden, geen kopieën in mappen archiveren, en geen handtekeningen op papier plaatsen. Het retourneren van hetzelfde document op fysieke wijze behoort tot het verleden.

 

Na het digitaliseren komt automatiseren. Handmatige stappen in het digitale proces verdwijnen naar de achtergrond, waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Kort gezegd, de software neemt het werk van je over. Dat bespaart tijd en geeft lucht. Een documentproces kun je gedeeltelijk of helemaal automatiseren. 

Een documentproces is een documentstroom die bestaat uit een reeks handelingen in een bepaalde volgorde. Denk aan het genereren, opslaan, versturen, (digitaal) ondertekenen en archiveren van documenten als bijvoorbeeld offertes, contracten, formulieren of bulkdocumenten. Wanneer je het documentproces automatiseert met software, bijvoorbeeld met DocuFlow, heet dat ‘documentautomatisering’. Meer informatie.

Documentautomatisering is het automatiseren van werk rondom documenten en e-mails. Hierbij kun je denken aan het opstellen, opslaan, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van documenten. Door eenmalig regels vast te stellen, bepaal je wanneer en hoe het documentproces moet worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld de opbouw van documenten, wie digitaal moet ondertekenen, welke data moet worden bijgewerkt en welke workflow moet worden afgesloten of gestart. De mogelijkheden van documentautomatisering zijn eindeloos. Met documentautomatisering bespaar je veel tijd per document. Meer informatie over documentautomatisering. Of bekijk hier voorbeelden van processen die zijn geautomatiseerd. 

Documentautomatisering is geschikt voor alle binnenkomende, interne en uitgaande documenten binnen een organisatie. Van kleine interne documenten tot complexe contracten. Meer informatie over documentautomatisering. 

De Document Journey is de volledige reis van documenten binnen een organisatie, vanaf de eerste kennismaking met een klant tot de laatste factuur. Het omvat alle contactpunten en communicatiemomenten die kunnen worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd.

 

Binnen Documizers hebben we de Document Journey geïmplementeerd, wat resulteerde in een tijdsbesparing van 15 uur per klant. Lees meer over de Document Journey.

Bulkdocumenten zijn grote aantallen documenten die periodiek of eenmalig naar relaties moeten worden verstuurd, zoals contractverlengingen of akkoordverklaringen. Het handmatig verwerken van deze documenten kost veel tijd en moeite. DocuFlow, onze geavanceerde documentoplossing, automatiseert dit proces, waardoor efficiëntie wordt verhoogd. Meer informatie.

Staat jouw vraag er niet tussen?

faq

Zoekt en gij zult vinden

Bekijk ook de FAQ voor de veelgestelde vragen.

FLOW