Microsoft Outlook-koppeling met DocuFlow

DocuFlow biedt een standaard koppeling met Outlook, waardoor je eenvoudig al je e-mailtaken automatiseert. DocuFlow leest e-mails uit en voert direct elke gewenste actie uit. Van beantwoorden en digitaal ondertekenen tot workflows starten en gegevens bijwerken in je informatiesysteem.

DocuFlow voert elke gewenste actie uit. Enkele voorbeelden.

Integratie DocuFlow en Outlook

1. Digitaal ondertekenen vanuit Outlook

Start het ondertekenproces direct in Outlook. Na ondertekening ontvang jij en de klant een e-mail met het getekende document.

2. Automatisch beantwoorden van inkomende e-mails

DocuFlow leest inkomende e-mails en stuurt direct een e-mail terug, zoals een bevestiging bij het invullen van een formulier.

3. Automatisch bijwerken van jouw informatiesysteem

DocuFlow leest inkomende e-mails en verwerkt jouw informatiesysteem automatisch bij, zoals formuliergegevens of de status bijwerken na een getekende offerte.

4. Direct archiveren vanuit Outlook

DocuFlow archiveert e-mails en documenten direct vanuit Outlook naar de gewenste locatie, zoals je informatiesysteem of SharePoint.

5. Starten van een nieuwe workflows

DocuFlow kan op basis van inkomende e-mails elk gewenst workflow starten. Bijvoorbeeld als er een nieuwe order binnenkomt, genereert DocuFlow automatisch een pakbon en print deze direct uit.

Veelgestelde vragen

Koppeling Outlook

Kan ik documenten digitaal ondertekenen vanuit Outlook met DocuFlow?

Ja. Met DocuFlow start je direct het ondertekenproces vanuit Outlook (of andere gewenste applicatie). Het automatiseert het ondertekenproces, waardoor het uploaden van documenten naar een apart portaal niet nodig is. DocuFlow haalt automatisch de benodigde gegevens van de ondertekenaar op, waardoor handmatige invoer verleden tijd is. Dit bespaart tijd en voorkomt typfouten. Meer informatie over digitaal ondertekenen.

Kan DocuFlow inkomende e-mails lezen en acties uitvoeren?

Ja, DocuFlow is in staat om inkomende e-mails te lezen en direct acties uit te voeren op basis van vooraf ingestelde regels. Hierdoor kun je bijvoorbeeld automatisch e-mails beantwoorden, documenten digitaal laten ondertekenen, gegevens bijwerken in je informatiesysteem en meer.

Kan DocuFlow automatisch e-mails beantwoorden?

Ja, DocuFlow kan inkomende e-mails automatisch beantwoorden op basis van vooraf ingestelde regels. Dit is handig voor het versturen van bevestigingen, ontvangstbevestigingen van formulieren en andere automatische reacties.

Kan DocuFlow e-mails en documenten direct archiveren vanuit Outlook?

Ja, DocuFlow kan e-mails en documenten direct archiveren vanuit Outlook naar de door jou gewenste locatie, zoals je informatiesysteem of SharePoint. Hierdoor worden documenten efficiënt gearchiveerd en blijven ze toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie. Meer informatie over archiveren met DocuFlow.

Hoe snel kan ik aan de slag met DocuFlow?

Na de implementatie van DocuFlow kun je direct aan de slag. Vaak is dit al na een halve dag implementeren. Afhankelijk van de complexiteit van de behoeften van jouw organisatie en de omvang van het project. We zorgen altijd voor een vlotte implementatie, waardoor je snel kunt profiteren van de voordelen van DocuFlow.

DocuFlow in 60 seconden

Hoe werkt DocuFlow?

DocuFlow digitaliseert en automatiseert de documenten- en e-mailprocessen in jouw organisatie. Dat houdt in dat DocuFlow jouw team ontlast met het creëren en verwerken van documenten zoals offertes, contracten en mailingen.

DocuFlow giet documenthandelingen, zoals het samenstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren, in één geautomatiseerd documentproces en integreert naadloos met alle applicaties binnen jouw ICT-landschap. Bekijk videouitleg.