Support

Bouwbranche bespaart geld en tijd door automatisering inkoopcontracten

WP Vierkant
Datum: 8 april 2024
Categorie: Nieuws
Delen:

Bouwbranche bespaart geld en tijd door automatisering inkoopcontracten

In de media

Documizers biedt met nieuwe klant Thunnissen inmiddels twintig bouwklanten contract-zekerheid

Aannemers, projectontwikkelaars en producenten van bouwproducten zoals vloeren en stenen. Ze klopten in de afgelopen jaren allemaal bij Documizers aan om hun documentstroom in kaart te brengen en automatiseren. Thunnissen – een middelgrote, eigentijdse ontwikkelende aannemer uit Heemstede – is de twintigste klant die in korte tijd 500 werkuur op jaarbasis bespaarde, en betrouwbaarheid in haar contract-proces liet inbouwen. Alle roemen ze de toegankelijke cultuur van Documizers, een van de weinige Nederlands automatiseerders, die klant- en teamtevredenheid boven het maximaliseren van de winst en groei stelt.

Voorbeelden te over van gesteggel in de bouw over wie waar verantwoordelijk voor is. Zo ligt de bouw van de Galaxy Towers op het Jaarbeursplein al meer dan een jaar stil vanwege een jurdisch conflict tussen opdrachtgever en bouwer. Zaak dus om je zaakjes goed te regelen middels waterdichte contracten. Zeker voor Thunnissen, aldus Peter Rietbroek, verantwoordelijk voor IT. Het bouwbedrijf besteedt al haar bouwwerk uit aan onderaannemers. Om dat te regelen, sluit Thunnissen zo’n 1500 inkooptrajecten op jaarbasis. Peter: ‘Bij de inkoop zijn er vaak discussies over wat wel en niet in een overeenkomst zit. De juridische afkadering is daarom belangrijk en dus wil je de foutmarge verkleinen, met de meest recente documenten werken en de ondertekening goed georganiseerd hebben. Dat lukt heel goed met DocuFlow

 

‘Het inkoopproces is inzichtelijk, professioneler en betrouwbaarder geworden.’ En ook niet onbelangrijk: door de samenwerking met Documizers heeft Thunnissen 20 minuten werktijd bespaart per contract. Da’s 500 uur op jaarbasis. Verder is de bouwondernemer blij dat ze hun contracten nu vaak eerder terug ontvangen.

Door de samenwerking met Documizers heeft Thunnissen 20 minuten werktijd bespaart per contract. Da’s 500 uur op jaarbasis.

Makkelijker met DocuFlow

DocuFlow is verder flexibel in tegenstelling tot concurrenten, aldus Peter: ‘We weten vaak niet van tevoren wie er gaat tekenen aan externe kant. Bij DocuFlow is dat geen probleem.’ Bovendien werkt het nieuwe systeem makkelijk, volgens Peter. Sommige onderaannemers zijn digitaal minder goed aangelegd of hebben geen zin en tijd om een account aan te maken en in te loggen in bijvoorbeeld een systeem als AFAS. Met DocuFlow krijgen ze een mailtje en ondertekenen ze met een klik.  

 

 

Contract als visitekaartje

Ook de mogelijkheid om hun inkoopcontracten een persoonlijke touch te geven met DocuFlow, beviel Thunnissen. Peter: ‘Dat is voor ons als informeel bedrijf dat weliswaar geen familiebedrijf meer is, maar wel in die sfeer opereert belangrijk. Zo’n contract is ook een soort visitekaartje.’

Meer over inkoopcontracten

met DocuFlow?

Soepele implementatie

Het hele proces, inclusief implementatie, heeft Thunnissen drie maanden gekost waarbij ze elke week een middagje samen zaten met de consulent van Documizers. Die heeft het proces bij Thunnissen tegen het licht gehouden, wees op mindere punten die in hun document-stromen waren geslopen en heeft handelingen weggenomen. Peter: ‘Hij begreep onze wensen en stelde kritische wedervragen.’

Sommige onderaannemers hebben geen zin en tijd om een account aan te maken en in te loggen in bijvoorbeeld een systeem als AFAS. Met DocuFlow krijgen ze een mailtje en ondertekenen ze met een klik.

Handmatig werk verleden tijd

De digitale slag op het gebied van document-automatisering was hoognodig, volgens Peter. ‘De manier waarop onze inkoopcontracten waren geregeld, stamde nog een beetje uit de vorige eeuw. Alles werd handmatig bijgehouden in Excel-sheets en we plakten bijvoorbeeld zelf een plaatje van onze handtekening in het contract. Verder wisten we soms niet precies waar onze contracten waren, wat de laatste versie was of wanneer het contract zou terugkomen. Af en toe begonnen we al met bouwen voordat alle contracten getekend waren.’

Garantie in bouwprojecten

Vroeger toen de markt anders was, de meeste bedrijven veel kleiner waren en iedereen elkaar persoonlijk kende, kon die manier van werken nog wel, aldus Peter. ‘Maar inmiddels zijn onze projecten vaak enorm, werken we soms wel met 100 partijen samen in een bouwproject en ontwikkelen we als Thunnissen ook.’

Implementatietips van Thunnissen

Peter deelt graag nog een paar tips voor collega-bouwbedrijven: ‘Breng je bedrijfsprocessen opnieuw en goed in kaart. Daarbij helpt het vreemde oog van een consulent. Van sommige processen heb je niet in beeld hoe ze lopen of ze zijn door de jaren op een houtje-touwtje manier tot stand gekomen. Wij doen het zo omdat we het altijd zo deden. Daarin is vaak veel winst te halen, zeker als je buiten de gebaande paden denkt. Omdat we in de bouw in het algemeen niet voorop lopen in digitalisering, raad ik aan om klein te beginnen en bij collega’s draagvlak te creëren door te laten zien dat het nut heeft. Dat je de tijd die je erin investeert, dubbel en dwars terugkrijgt.’

Over Documizers

Documizers uit Houten is een middelgrote, groeiende onderneming die al ruim 20 jaar ervaring heeft met documentautomatisering. Het bedrijf heeft klant- en teamtevredenheid hoog in het vaandel en is de enige Nederlandse documentautomatiseerder. Dat maakt Documizers makkelijk bereikbaar en toegankelijk; in eigen taal en cultuur en tijdens Nederlandse kantooruren. DocuFlow wordt overigens ook geleverd in andere talen dan het Nederlands. Meer over Documizers.

Benieuwd hoe onze documentoplossing DocuFlow eruitziet en werkt?

Andere relevante nieuwsitems

Zoekt en gij zult vinden

Bekijk ook de FAQ voor de veelgestelde vragen.

FLOW
Navigatiemenu

DocuFlow kan documentaties vereenvoudigen of volledig uit handen nemen.

Genereren

Creëer snel en eenvoudig documenten en e-mails

(Her)gebruiken

Bestaande of binnengekomen correspondentie verwerken

Versturen en opslaan

Automatisch opslaan en verzenden

Digitaal ondertekenen

Efficiënt digitaal ondertekenen van documenten

Archiveren

Centraal archiveren in Document Management Systeem

Procesautomatisering

Documenthandelingen verplaatsen naar de achtergrond

Flipbook

Interactieve en aantrekkelijke presentaties van documenten

Alle DocuFlow-modules

Bekijk het complete aanbod van DocuFlow

Welke documentproces wil jij vereenvoudigen of optimaliseren?

Offertes

Eenvoudig en en snel offertes opmaken en verwerken

Contracten

Alle contracten foutloos en supersnel de deur uit

Arbeidscontracten

Verbeter en versnel je HR-proces met DocuFlow

Inkoopcontracten

Automatiseer je inkoopproces met DocuFlow

Bulkdocumenten

Efficiënt verwerken van grote hoeveelheden documenten

Documentgalerij

Bekijk document- voorbeelden van klanten.

Alle voorbeeldprocessen

Bekijk de meest voorkomende documentprocessen

DocuFlow is thuis in diverse branches

Samen lossen wij alle documentuitdagingen op.

Partnernetwerk

Ontdek onze partnerprogramma en voordelen

Word Documizers partner

Word partner en help jouw klanten te besparen

Onze partners

Overzicht van onze partners

Partner Toolkit

De one stop shop voor partners

Verhalen van partners

Ontdek waarom partners voor ons kiezen

Help jouw klanten te besparen.

Een overvloed aan boeiende verhalen, inspiratie en kennis.

Events & webinars

Bekijk onze agenda met aankomende events en webinars

Artikelen en nieuws

Ontdek onze artikelen boordevol met inspiratie en nieuws

Productblogs

Informatieve artikelen over de functies van DocuFlow

Productvideo’s

Praktische video's met uitleg en tips over Docuflow

Verhalen van klanten

Ontdek wat onze klanten te zeggen hebben en laat je inspireren

Verhalen van partners

Ontdek waarom partners voor ons kiezen

Trainingen

Bekijk het trainingsaanbod van Documizers voor klanten

FAQ

Hier vind je de meest gestelde vragen bij Documizers.

Hoe kan support jou helpen?

Knowlegdebase

Alles wat je moet weten over DocuFlow

Stel je vraag aan support

Het support team staat voor je klaar!

Productblogs

Informatieve artikelen over de functies van DocuFlow

Productvideo’s

Praktische video’s die je stap helpen met DocuFlow

Gratis adviesgesprek

Benieuwd wat DocuFlow nog meer voor jou kan betekenen?

Boek een consultant

Hulp nodig? Plan direct een afspraak met een consultant

Trainingen

Bekijk het trainingsaanbod van Documizers voor klanten

Licenties aanvragen

Vraag extra licenties aan voor nieuwe gebruikers

Welke uitdaging heb jij voor ons?

Contact

Kom met ons in contact. Wij helpen je graag.

Offerte aanvragen

Weten wat DocuFlow specifiek voor jouw organisatie gaat kosten?

Boek een consultant

Hulp nodig? Plan direct een afspraak met een consultant

Demo inplannen

Plan direct een online demo-afspraak in

Stel je vraag aan support

Het support team staat voor je klaar!

Gratis adviesgesprek

Benieuwd wat DocuFlow nog meer voor jou kan betekenen?