"Met DocuFlow besparen we zo’n 20 minuten per cliënt aan administratieve handelingen"
Ouderenzorgorganisatie Kennemerhart wilde haar omslachtige papieren intakeproces en de cliëntreis van nieuwe cliënten digitaliseren en stroomlijnen. ICT-regisseur Koen van der Werf-
Versteeg veranderde samen met DocuFlow het oude onboardingsproces in één uniforme digitale workflow.
Kennemerhart is een ouderenzorgorganisatie met tien woonzorglocaties, meerdere dag- en ontmoetingscentra, een behandelcentrum en thuiszorgdiensten in de regio Kennemerland. Met ongeveer 2.300 medewerkers en 850 vrijwilligers biedt Kennemerhart een breed scala aan zorg- en
dienstverlening aan ruim 2.500 ouderen. Koen van der Werf-Versteeg vervult vanuit Haarlem de rol van ICT-regisseur: “Een mix van applicatiebeheer en informatiemanagement. Ik beheer de applicaties binnen ons systeemlandschap en ben betrokken bij vernieuwing en digitalisering. Het doel is om slimmer, handiger en efficiënter te werken.”
“Ons intakeproces was omslachtig, met veel handwerk en kans op fouten.”
De situatie vóór DocuFlow
Een van de processen die beter konden, was het intakeproces voor nieuwe cliënten: “Onze cliëntservice behandelt nieuwe aanvragen en verzamelt de juiste informatie om ervoor te zorgen dat ze goed bij ons in zorg komen.”, vertelt Koen. “Dit gebeurde voornamelijk met de hand, op papier en per post. Dat gaf veel irritatie, onnodig werk en fouten. Documenten kwamen soms half ingevuld en niet ondertekend terug. We hebben zeven verschillende soorten documenten in allerlei versies die via verschillende kanalen terugkwamen, en die we vervolgens moesten inscannen en opslaan. Een arbeidsintensief proces met een hoge foutmarge.”
Voorbeelden van documenten bij het inzorgnameproces van Kennemerhart:
- Inschrijfformulier nieuwe cliënt
- Dienstenovereenkomst
- Aanvullende diensten (van collectieve WA-verzekering tot scootmobielplek)
- Sepa-machtiging
- Toestemmingsverklaringen
- Verhuisbrief
- Communicatie met huisarts
- Welkomstbrief
Complexe uitdaging, slimme aanpak
Met een wachtlijst van rond de 300 cliënten is de uitdaging om slimmer te werken groot voor Kennemerhart: “Er wordt voor veel mensen gezorgd; een team van bijna 20 medewerkers, zowel centraal als op locatie, is bij ons dagelijks bezig met de actieve zorgvragen.”, vertelt Koen. Kennemerhart zocht naar een oplossing die niet alleen het proces efficiënter maakte, maar ook meer inzicht bood en beter gebruik maakte van de verzamelde data. “Als onderdeel van het optimaliseren van onze cliëntreis willen we beter gebruik maken van onze data, zodat het voor ons handiger werkt én het voor cliënten makkelijker is. Want ook de cliëntverwanten die vaak veel regelen zijn op leeftijd en er komt al zoveel op ze af; dat vraagt om een duidelijk proces en zo veel mogelijk ontzorgen.”
Het scheelt ons zo’n 20 minuten per cliënt aan administratieve handelingen.
DocuFlow van Documizers
In 2024 koos Kennemerhart voor DocuFlow, in samenspel met Creq BV voor IT-advies en
projectmanagement, QS Solutions voor Qare 365 (een speciale zorgmodule in Dynamics CRM), RAM IT voor het beheer van de Microsoft-omgeving en ONS Nedap voor het elektronisch cliëntdossier. DocuFlow koppelt direct met het CRM. Zo benut het alle data en informatie uit het CRM, en kan het gebruikt worden om overeenkomsten en documenten te vullen met de eerder vastgelegde informatie.
Het nieuwe documentproces voor Kennemerhart met DocuFlow
Het hele proces van informatieverzameling, documentmanagement, triage en plaatsing verloopt bij Kennemerhart volledig digitaal:
- DocuFlow haalt de juiste contactgegevens uit Microsoft Dynamics 365 CRM en genereert de
benodigde documenten, formulieren en e-mails. - DocuFlow kijkt per document welke informatie al beschikbaar is van de cliënt en vult het vooraf in, zodat cliëntverwanten minder zelf hoeven in te vullen.
- E-mails worden automatisch gegenereerd en klaargezet voor verzending in Outlook.
- Cliënten ondertekenen digitaal via ValidSign, waarbij ze de vooringevulde informatie waar nodig kunnen wijzigen.
- Ondertekende documenten worden automatisch geplaatst in een aparte SharePoint-subsite, versleuteld toegankelijk voor cliëntservice (voor triage).
Door de koppeling met DocuFlow kunnen we nu ook zien wat de status van een document of overeenkomst is. We zien wanneer deze verzonden is, en of het document ondertekend retour is.
Meer eenheid, meer tijd
De implementatie van DocuFlow heeft Kennemerhart meerdere voordelen opgeleverd, waaronder aanzienlijke tijdwinst: “Het scheelt ons zo’n 20 minuten per cliënt aan administratieve handelingen. Bij bijna 300 cliënten op de wachtlijst en veel cliënten ‘in zorg’, maakt dat een enorm verschil.” Een ander belangrijk voordeel voor Kennemerhart is de uniforme werkwijze die DocuFlow mogelijk maakt, vindt Koen: “Onze cliëntservice werkte al vanuit één applicatie. Door de koppeling met DocuFlow kunnen we nu ook zien wat de status van een document of overeenkomst is. We zien wanneer deze verzonden is, en of het document ondertekend retour is. Zo weet iedereen in welke fase van de cliëntreis een cliënt zich bevindt, de vastlegging is veel beter en daardoor de samenwerking makkelijker.”
Meer digitalisering in de toekomst
Kennemerhart ziet nog veel meer potentie in DocuFlow. Koen: “Zo willen we ervoor zorgen dat ons CRM en Documizers beide kanten op gaan praten. DocuFlow haalt nu informatie uit het CRM, straks moet DocuFlow ook het CRM kunnen controleren en aanvullen. Daarnaast zijn we al bezig met andere processen, zoals ons TopFit-abonnement voor onze Fysiotherapie. Nu is dat nog een handmatig proces, dat gaan we ook digitaliseren en automatiseren.”
DocuFlow voor de zorg
Wat is volgens Koen het belang van DocuFlow voor andere zorgorganisaties? “Het levert je als organisatie heel veel inzicht op en je brengt er de informatiehuishouding van cliënten mee op orde. Dat is fijn voor zowel de medewerkers als de cliënten. We zien het als één grote procesoptimalisatie die ons helpt om uiteindelijk een portaal te bouwen voor cliënten, waarbij we informatie slim ontsluiten en digitaal verwerken. Zo werken we toe naar een portaal waar cliënten en verwanten zelf de regie kunnen voeren op vastgelegde informatie, en zelf aanvullende diensten of abonnementen kunnen afsluiten, waarbij het administratieve proces zo goed als volledig geautomatiseerd is.”
Tips voor andere organisaties
Als tip geeft Koen mee: “Zorg dat je alle stakeholders erbij betrekt. Zulke projecten zijn vaak ICT-gedreven, maar je richt het werk in voor anderen. Vraag dus goed uit hoe dat proces bij hen nu gaat en hoe het straks moet gaan. Daarin kun je beter tien keer iets te veel vragen dan één keer te weinig. Documizers hielp ons daar goed in mee; ze sloten aan bij veel overleggen en hielden vinger aan de pols of iedereen akkoord was met de plannen.”
Documizers: product én partner
Koen zou Documizers dan ook van harte aanbevelen: “Niet om te slijmen, maar de manier waarop Documizers samenwerkt is ontzettend prettig. Hun productkennis is zeer hoog, ze snappen heel goed waar ze mee bezig zijn en hoe ze processen kunnen ombuigen zodat het werkt. Daarbij hebben ze ervaring in de zorg, dus dat is ook fijn. Bovendien hebben ze een goed partnernetwerk, met partners als ValidSign. Het heeft met Documizers nooit gevoeld alsof we een product afnamen, maar altijd dat we het als projectgroep samen gingen fixen. Dat zie je niet overal.”
Cliëntreis Kennemerhart met DocuFlow
Met DocuFlow digitaliseert en automatiseert Kennemerhart het volledige documentproces rondom plaatsing in de zorg, van welkomstmail tot verhuisbericht aan de gemeente. Hieronder vind je een overzicht van dit proces.
Scroll
In dit proces verzorgt onze partner QS Solutions de synchronisatie tussen SharePoint en ONS Nedap.
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
Koen zou Documizers dan ook van harte aanbevelen: “Niet om te slijmen, maar de manier waarop Documizers samenwerkt is ontzettend prettig. Hun productkennis is zeer hoog, ze snappen heel goed waar ze mee bezig zijn en hoe ze processen kunnen ombuigen zodat het werkt. Daarbij hebben ze ervaring in de zorg, dus dat is ook fijn. Bovendien hebben ze een goed partnernetwerk, met partners als ValidSign. Het heeft met Documizers nooit gevoeld alsof we een product afnamen, maar altijd dat we het als projectgroep samen gingen fixen. Dat zie je niet overal.”
Alles weten over DocuFlow voor zorg en welzijn?
Download de Zorgbrochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op Kennemerhart.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
