“Nu loopt het ondertekenproces als een trein.”
Jaarlijks worden bij Kwadraat Bouw honderden inkoopcontracten ondertekend door onderaannemers. Johan Bulsink, commercieel
directeur en verantwoordelijk voor de ICT, was op zoek naar een ondertekenoplossing die verder ging dan de standaardmogelijkheden van AFAS Software. Een oplossing waarmee onderaannemers eenvoudig en snel kunnen ondertekenen – zonder inloggen portaal of SMS-verificatie, en het liefst geïntegreerd in AFAS. Via Irixs, AFAS-partner van Kwadraat Bouw, kwam hij in contact met Documizers.
Sinds 2007 is Kwadraat Bouw actief als veelzijdig bouwbedrijf in Leerdam. Het bedrijf werkt aan verbouwingen en nieuwbouwprojecten, van kleine opdrachten tot grootschalige bouwprojecten. Wat begon met twee oprichters, groeide uit tot een team van 45 mensen. “We kunnen klanten van A tot Z begeleiden. We kunnen het complete traject vanaf tekenwerk tot en met verhuizing regelen. Dat doen we met eigen mensen. We hebben alles in huis – van calculatie tot facturatie.” vertelt Johan. “Op een grote bouwproject besteden we wel dingen uit, denk aan metselaars, loodgieters of installateurs. We werken dan met een vaste groep onderaannemers.”
AFAS-ondertekening werkt voor klanten, niet voor onderaannemers
Kwadraat Bouw werkt nog niet zo lang met AFAS en is volop bezig met digitaliseren. Voor particuliere klanten wordt de ondertekenmodule van AFAS succesvol ingezet via het kopersportaal in AFAS OutSite. Klanten kunnen daar inloggen, hun documenten digitaal ondertekenen via SMS-verificatie, waarna alles automatisch wordt teruggestuurd. Nu Johan volop inzet op verdere digitalisering, wil hij dit ook toepassen op andere processen: “Eigenlijk wil ik dit ook voor al onze inkoopcontracten naar onderaannemers en HR-documenten. Digitaal ondertekenen, zonder documenten te hoeven printen, scannen of heen en weer mailen.” Voor onderaannemers was echter een andere aanpak nodig.“Voor het kopersportaal is AFAS digitaal ondertekenen perfect, maar dit werkt niet voor onderaannemers die moeten inloggen en met 06-nummer een inkoopcontract moet ondertekenen. Die moeten snel een handtekening kunnen zetten en door.”
“ Leveranciers willen snel een handtekening kunnen zetten en door.”
Een ondertekenproces dat wél werkt
De wens van Johan was duidelijk: een eenvoudige en snelle manier om ook externen digitaal te laten ondertekenen – zonder drempels. Irixs, AFAS-partner met veel ervaring in de bouw, bracht Johan in contact met Documizers. Al snel zat hij aan tafel met Documizers voor een demo. “Documizers liet precies zien wat ik wilde. Ik heb een document dat staat klaar in AFAS, of ik upload hem als dossieritem in AFAS. Het moet alleen even heen en weer voor een handtekening en het moet weggeschreven worden. Klaar. Dit wil ik voor mijn inkoopcontracten, aannemingsovereenkomsten, meer-
en minderwerklijsten en HR-documenten.” Met DocuFlow vond Kwadraat Bouw die flexibiliteit in digitaal ondertekenen: één klik en het document wordt ondertekend en automatisch teruggestuurd. Snel, eenvoudig en volledig geïntegreerd.
Geen losse tool, maar geïntegreerde oplossing
Kwadraat Bouw koos heel gericht voor Documizers. “We hebben bewust gekozen voor het gemak van
Documizers. Ze kennen zowel AFAS als Irixs.” Dat is makkelijk schakelen. Johan wilde geen losse tool voor digitaal ondertekenen, maar wil het liefst alles in één systeem. Toen hij hoorde dat DocuFlow naadloos integreert in AFAS, was de keuze snel gemaakt. “Nu staat er gewoon één blauwe knop in AFAS InSite. En de jongens hoeven er alleen maar op te klikken en de rest gaat vanzelf. Anders moet je het weer aan elkaar zien te knopen. Dan moet je het zelf weer exporteren en weer importeren. Nu niet. Gewoon een keer op die blauwe knop. Dat is wel echt tijdwinst.”
“ Nu staat er gewoon één blauwe knop in AFAS InSite. En de jongens hoeven er alleen maar op te klikken en de rest gaat vanzelf.”
Snelle implementatie, direct resultaat
De implementatie verliep snel. “De consultant zat hier letterlijk één ochtend, en daarna nog twee keer op afstand. In die eerste ochtend hebben we alle processen ingericht. De rest was bijschaven en testen.” De focus tijdens de implementatie lag op eenvoud: één druk op knop in AFAS InSite en het document gaat eruit ter ondertekening. “Voor de onderaannemer moet het makkelijk zijn. Geen gedoe met inloggen in portaal of 06-nummer. Gewoon een link in de mail, ondertekenen en klaar.”
Inkoopproces met DocuFlow
Een van de ondertekenprocessen die Kwadraat Bouw met DocuFlow heeft ingericht, is het inkoopcontract. Dit proces verloopt als volgt:
- Het inkoopcontract wordt opgesteld en klaargezet in AFAS.
- DocuFlow haalt het contract op en zet dit automatisch om naar PDF.
- DocuFlow haalt de juiste contactgegevens van de onderaannemer uit AFAS, maakt het document gereed voor ondertekening en genereert automatisch een ondertekenlink via Evidos.
- De ondertekenlink en het PDF-contract worden door DocuFlow opgeslagen in het juiste dossier in AFAS.
- AFAS verstuurt ondertekenlink aan onderaannemer.
- Zodra het contract ondertekend is, komt het retour en zorgt DocuFlow ervoor dat het contract
gearchiveerd wordt in AFAS. - Kwadraat Bouw krijgt van DocuFlow een seintje zodra het contract is ondertekend en kan op elk
moment de status van lopende contracten inzien.
Betere dossiervorming
Een groot voordeel met DocuFlow is dat leveranciers hun contracten nu wél vooraf lezen. Leveranciers nemen nu de tijd om afspraken vooraf te checken. Eerder werden contracten soms niet ondertekend en werd het na 10 dagen als getekend beschouwd. “Dit is juridisch geldig, maar het voelt niet helemaal goed. Ik wil als een inkoopcontract eruit gaat ondertekend terugkrijgen. Dat stukje, dat mis ik in AFAS. En dat heeft Documizers perfect opgelost.” vertelt Johan. Dankzij DocuFlow weten onderaannemers vanaf het begin waar ze aan toe zijn. Dat voorkomt discussie achteraf. “Met DocuFlow heb je je dossier veel beter op orde. Dat is wat mij het meeste blij maakt: gewoon een stukje juridische zekerheid.”
DocuFlow: gebruiksvriendelijk en flexibel
Het gebruikersgemak scoort hoog met DocuFlow. “Je moet even weten welke knop je moet gebruiken, maar daarna werkt het gewoon.” Het ondertekenproces is daarnaast flexibel: “Als wij een inkoopcontract sturen naar Jantje, maar Jantje is niet tekenbevoegd, kan hij hem zelf doorsturen naar
degene die dat wel is en dan komt hij gewoon netjes op dezelfde manier weer binnen. Met DocuFlow hoef je er allemaal niet over na te denken.” Johan geeft het ondertekenproces nu een 9, waar het
voorheen een 6 was. “Nu loopt het ondertekenproces als een trein. Je hebt gewoon een goede dossiervorming opgebouwd richting onderaannemers.”
“ Nu loopt het ondertekenproces als een trein. Je hebt gewoon een goede dossiervorming opgebouwd richting onderaannemers.”
Alles in één overzicht
Voorheen moest Kwadraat Bouw zelf bijhouden wie er nog niet had getekend en daar dan zelf achteraan. “Op InSite zie ik nu in één overzicht precies welke documenten zijn ondertekend en welke nog onderweg of afgekeurd zijn. Dat maakt alles een stuk overzichtelijker.” Is een contract nog niet ondertekend? Dan start DocuFlow automatisch het herinneringsproces. “Ik krijg nu automatisch een mailtje als iemand een document nog niet heeft ondertekend. Die persoon krijgt zelf ook een reminder, waardoor je er zelf niet meer over na hoeft te denken. Dat is natuurlijk even wennen. Eerst moest ik die stap zelf zetten.”
“ Op AFAS InSite zie ik nu in één overzicht precies welke documenten zijn ondertekend en welke nog onderweg of afgekeurd zijn.”
Tip van Johan: betrek Documizers vanaf het begin
Tot slot heeft Johan nog een waardevolle tip voor andere organisaties die met AFAS aan de slag gaan: “Betrek Documizers direct vanaf de start van je AFAS implementatie. Tijdens het implementeren loop je al snel tegen de beperkingen van AFAS Signing aan voor onderaannemers. Als je DocuFlow vanaf het begin meeneemt, kun je het proces in één keer goed neerzetten.” Trots op al onze klanten! Achteraf moest Kwadraat Bouw onderdelen van het proces opnieuw inrichten. “Nu waren we achteraf nog bezig om alles in te bouwen wat we liever meteen hadden geregeld. Had je dat direct meegenomen, dan stond het er in één keer goed.” Met DocuFlow staat er nu een solide, flexibel en gebruiksvriendelijk ondertekenproces — precies zoals Johan het voor ogen had.
Alles weten over DocuFlow voor de bouw
Download de Bouwbrochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op Kwadraatbouw.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
