Interview met Ron Piepers. Projectleider IT en Innovatie bij WBL
Waterschapsbedrijf Limburg haalt er meer uit met DocuFlow
Door het zuiveren van water de wereld gezonder en duurzamer maken, dat is het streven van Waterschapsbedrijf Limburg. Het bedrijf wil letterlijk zoveel mogelijk uit water halen. De waterzuiveraar werkt efficiënt en effectief als het om haar corebusiness gaat. Maar ook het beheren van interne documentprocessen gebeurt efficiënt en effectief: met DocuFlow van Documizers.
Waterschapsbedrijf Limburg zuivert afvalwater. Daar zit van alles in wat er niet in thuishoort aan organisch en anorganisch afval en verontreinigende stoffen zoals medicijnresten. Sinds maart van dit jaar is ook het coronavirus aanwezig in ons afvalwater. Deze nieuwe omstandigheden vormen een uitdaging voor het bedrijf. Om Limburg van schoon water te voorzien, is continu verbeteren en vernieuwen nodig.
Speciaal aangepast systeem
Dat is ook het motto als het om de bedrijfsvoering gaat. ‘In 2016 zijn we met SharePoint gaan werken’, zegt Ron Piepers, projectleider IT en Innovatie bij Waterschapsbedrijf Limburg. ‘Het documentmanagementsysteem waarmee we werkten, was ook verouderd. We waren op zoek naar een nieuwe oplossing om onze documentprocessen te beheren in SharePoint. De nieuwe tool moest hybride kunnen werken: lokaal op onze servers, maar ook in de cloud.’ Zo’n tool bestond nog
niet, ontdekte Waterschapsbedrijf Limburg. ‘Maar Documizers wilde het systeem DocuFlow wel zo voor ons aanpassen dat het wél kon. Zij gaan uitdagingen met documenten niet uit de weg, maar weten ze op te lossen. We hebben toen onmiddellijk voor hen gekozen.’
Interne stukkenstroom
Waterschapsbedrijf Limburg gebruikt DocuFlow vooral om de interne stukkenstroom op orde te hebben. Nota’s, rapportages, voorstellen en projectplannen voor het MT of het bestuur, bijvoorbeeld, worden ermee beheerd. ‘Normaal gesproken is het CRM-systeem het uitgangspunt bij DocuFlow, maar bij ons gaat het om interne relaties. Documizers heeft ook dat aangepast voor ons, en er een
maatwerkoplossing van gemaakt. Dat kunnen andere leveranciers niet, daar is Documizers uniek in.’
Helemaal feilloos verliep dat niet meteen. ‘Er waren wel wat aanloopproblemen, en mensen schoten behoorlijk in de weerstand. Maar vanuit Documizers was de ondersteuning altijd goed. Als we iets vragen, wordt er serieus iets mee gedaan.’
Documizers gaat uitdagingen met documenten niet uit de weg, maar weet ze op te lossen.
Snel en zonder gedoe
Met resultaat: als een medewerker van het Waterschapsbedrijf nu een document start, wordt dat
snel en zonder gedoe meteen opgeslagen in SharePoint. ‘Het gebruiksgemak is hoog’, zegt Ron. ‘Daarnaast is de uniformiteit een pré: de documenten hebben dezelfde lay-out en huisstijl. De look & feel van de documenten wordt bovendien steeds beter. Dat moet ook; je wilt geen ouderwetse opmaak hebben.’
Theoretisch moet het gebruik van DocuFlow ook geld besparen doordat het beheer van documentprocessen sneller en efficiënter verloopt. ‘Je hoeft nooit meer te zoeken naar een document, en niks meer zelf in elkaar te knutselen, dat scheelt veel tijd’, zegt Ron. ‘Alleen: wij meten deze besparing niet.’
Groeiproces
Ron Piepers is een tevreden gebruiker van DocuFlow. ‘We hebben nu een goede documentcreatietool, die op de juiste manier samenwerkt met SharePoint en die functioneert in de cloud’, zegt hij. ‘We hebben DocuFlow ook nét in gebruik genomen voor het inrichten en digitaal ondertekenen van arbeidsovereenkomsten, dat was onze volgende stap. We zouden er nog meer uit kunnen halen door bijvoorbeeld te werken met tekstblokken. Zo’n groeiproces is zeker mogelijk. Ook is het mogelijk documenten te scannen en te distribueren met DocuFlow, dat kan in de toekomst zeker interessant zijn voor ons.’
Korte lijnen
Ook over de samenwerking met Documizers is Ron tevreden. ‘We hebben korte lijnen met Documizers. Ze nemen ons serieus. Het voordeel van een wat kleinere leverancier is dat je snel geholpen wordt als er iets is. We zijn geen nummer. Natuurlijk kunnen ze daardoor ook wat kwetsbaarder zijn, maar daar hebben wij nog nooit iets van gemerkt.’ Hij kan Documizers dan ook van harte aanbevelen aan
andere organisaties, binnen of buiten de overheid. ‘DocuFlow is geen heel ingewikkelde tool, je kunt er vrij snel mee werken. En de tool verbetert voortdurend, ze werken hard aan de doorontwikkeling ervan.’
'Het voordeel van een wat kleinere leverancier is dat je snel geholpen wordt als er iets is. We zijn geen nummer.'
Tip voor anderen
Voor organisaties die de aanschaf van DocuFlow overwegen, heeft Ron vanuit eigen ervaring een tip. ‘Houd het klein en maak het niet te moeilijk’, adviseert hij. ‘Tools kunnen achthonderd dingen. Als je die allemaal tegelijk aanpakt, kan er veel fout gaan. Voor je het weet, raak je dan iedereen kwijt. Dus kijk eerst goed wat je wilt en neem mensen daarin stap voor stap mee. Verbreden en uitbreiden kan altijd nog.’
Over Waterschapsbedrijf Limburg
Waterschapsbedrijf Limburg is een dochterbedrijf van Waterschap Limburg. Het bedrijf produceert gezuiverd afvalwater en zet zuiveringsslib om in waardevolle grondstoffen en energie. Duurzaamheid en innovatie zijn daarbij belangrijk. Het afvalwater is afkomstig van 500.000 Limburgse huishoudens en 30.000 bedrijven die zijn aangesloten op het rioolstelsel. Bij Waterschapsbedrijf Limburg werken circa 165 mensen.
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op waterschaplimburg.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
