“DocuFlow bespaart ons elk jaar minimaal 160 uur en geeft een persoonlijke uitstraling”
Kees Balen nam met Documizers het inkoopproces van Stebru onder de loep en stroomlijnde het met DocuFlow: “We besparen nu alleen al aan onze kant zo’n 160 uur per jaar door minder clicks, sneller laden en ondertekenen en archiveren. Daarnaast kunnen we inkoopcontracten nu de persoonlijke touch meegeven die we als familiebedrijf belangrijk vinden.”
Stebru is een Nieuwerkerks familiebedrijf met ruim 120 collega’s, dat actief is in de (gebieds)ontwikkeling en bouw van woningen. Kees Balen is sinds 2019 bij Stebru verantwoordelijk voor Building Information Modeling (BIM) en ICT, een veelzijdige rol waarin hij projecten begeleidt van interne telefoniecontracten tot internetverbindingen op bouwlocaties. Stebru werd in 2005 opgericht door vader Joop en zoon Robert Steenbrugge en is daarmee een echt familiebedrijf. Die flair wil het bedrijf uitstralen in elke vorm, dus ook in inkoopcontracten.
De familieflair in inkoopcontracten
“We zijn in 2022 overgegaan van Kraan Bouwcomputing op AFAS, maar we merkten dat de documentbehandeling en ondertekening via AFAS voor ons nog niet toereikend waren. We willen van het ondertekenen geen standaard geautomatiseerd proces maken. Het is de start van een samenwerking, dat moet een goed gevoel opleveren. Bij AFAS heb je alleen geen invloed op de plaats en het proces van ondertekenen. Daarom zochten we naar een alternatief.”, vertelt Kees. .
“Het resultaat is een soepeler proces en een persoonlijker inkoopcontract.”
Eerst onderzoeken, dan oplossen
Kees analyseerde samen met de afdeling inkoop en een consultant van Documizers het hele inkooptraject van Stebru: “Dat was heel fijn. Ik denk dat het inkooptraject ons ingewikkeldste proces is. De consultant begreep onze wensen en stelde goede, kritische wedervragen. Hij dacht goed mee en nam ook het voortouw bij de inrichting en implementatie, die efficiëntie vond ik ook erg prettig. Met DocuFlow zetten we nu een heel flexibel product tegen een minder flexibel product als AFAS. DocuFlow springt goed in op koppelingen en data. Het resultaat is een soepeler proces en een persoonlijker inkoopcontract.”
Beter proces voor inkoopcontracten
Het hele proces voor inkoopcontracten vindt volledig op de achtergrond plaats, er komt geen medewerker aan te pas:
- Het inkoopcontract wordt in AFAS gegenereerd en klaargezet.
- DocuFlow pakt het inkoopcontract op en converteert het naar PDF. De opmaak gebeurt in AFAS met documentsjablonen, DocuFlow regelt de interne flow van controle en afstemming tot klaar voor ondertekenen.
- DocuFlow verzendt het document naar de ondertekenaar met begeleidende e-mail.
- Via Validsign ondertekent de directie van Stebru eerst, waarna het contract naar de
onderaannemer of leverancier gaat ter ondertekening. - Zodra het contract ondertekend is, komt het retour en zorgt DocuFlow ervoor dat het contract gearchiveerd wordt in AFAS.
“We werken nu altijd met de meest recente contracten, wat belangrijk is in de bouw.
Winst in snelheid, kwaliteit en imago
Stebru heeft nu grip op de inkoopcontracten: “We hebben veel handelingen geautomatiseerd, waardoor we tijd besparen en minder risico lopen op fouten. We werken nu altijd met de meest recente gegevens en contracten, wat belangrijk is in de inkoop voor de bouw. Met de flexibele ondertekening sluiten we contracten formeel goed af én stralen we als familiebedrijf uit: “We gaan het samen doen”.
De winst in kwaliteit en imago zijn nog moeilijk te meten, maar de tijdwinst is al duidelijk: “We hebben zo’n 500 ondertekeningen per jaar en na ons intern onderzoek schat ik in dat het alleen al aan onze kant zo’n 20 minuten scheelt aan clicks, laden en ondertekenen en handmatig archiveren. Dat bespaart
dus al minimaal 160 uur werk per jaar.”
“Denk ook buiten het gebaande pad om je processen opnieuw in te delen, dat levert vaak veel winst op.”
DocuFlow voor de bouw
Ook de bouwbranche heeft DocuFlow dus ontdekt. Wat is volgens Kees Balen de grootste kracht van DocuFlow voor de bouw? “Bij inkoop zijn er vaak discussies over wat wel en niet in een overeenkomst zit. De juridische afkadering is daarom belangrijk en dus wil je de foutmarge verkleinen, met de meest recente documenten werken en de ondertekening goed georganiseerd hebben. Dat lukt met DocuFlow.” Kees heeft nog een gouden tip voor andere bouwbedrijven: “Breng je bedrijfsprocessen opnieuw goed in kaart. Van sommige processen heb je niet 100% in beeld hoe het loopt of hoe het zou moeten lopen. Denk ook buiten het gebaande pad om je processen opnieuw in te delen, dat levert vaak veel winst in tijd en werk op. Voor ons was het heel fijn dat Documizers daarin meedenkt. Zo hebben we bijvoorbeeld onze workflow voor een inkoopcontract met garantiecontract geoptimaliseerd. Dat was altijd een langlopende flow en de ondertekening mag maar 90 dagen openstaan. Nu is dat opgelost met twee aparte processen.”
Wordt vervolgd …
Stebru heeft met het inkoopcontract al een eerste proces geoptimaliseerd met DocuFlow. Dat smaakt naar meer. “Zeker! Ik waardeer de persoonlijke touch van de consultant en het goed meedenken in het optimaliseren van onze processen. Ik vind het een goede aanpak om jezelf eens te confronteren met hoe je processen nu lopen, dat is een gezonde insteek om een nieuwe workflow of relatie op te bouwen. DocuFlow laat ons inkoopproces soepeler lopen.”
Alles weten over DocuFlow voor de bouw
Download de Bouwbrochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Meer informatie op www.stebru.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
