Documentautomatisering: uitleg, tips en voorbeelden

Datum: 3 januari 2023

Categorie: Nieuws

Documentautomatisering: uitleg, tips en voorbeelden

Documentautomatisering: dit is hoe het werkt.

Enig idee hoeveel documenten en e-mails er dagelijks in jouw organisatie binnenkomen en uitgaan? Denk bijvoorbeeld eens aan alle aanvragen, offertes, overeenkomsten, facturen, jaarrekeningen en de bijbehorende mailtjes die jouw collega’s verwerken. Dan kom je al snel uit op honderd documenten en e-mails per dag. Misschien zelfs wel duizend of meer.

Al die documenten samen vragen veel tijd en aandacht van medewerkers. Waarom? Omdat ieder document verschillende handelingen vereist. Zoals opstellen, contactgegevens opzoeken, opslaan, versturen, ondertekenen, verwerken en archiveren. En daarnaast omdat organisaties daarvoor verschillende applicaties gebruiken, waartussen medewerkers steeds moeten wisselen. Denk aan ERP, CRM, Word, Office, Outlook, Signing Service, PDF en SharePoint.

Dat moet slimmer kunnen, zou je denken? En inderdaad, dat kan ook, met behulp van documentautomatisering! In dit artikel leggen we uit hoe het werkt en wat het jouw organisatie oplevert.

De tijd die je kwijt bent aan al die documenten en e-mails…dat moet toch slimmer kunnen?

Heb jij een blinde vlek voor documentautomatisering?

Het automatiseren van administratieve processen en van handmatig werk vinden we heel normaal. Organisaties steken veel energie in het digitaliseren en automatiseren van bijvoorbeeld het logistieke en financiële proces, of van de HR-processen. Toch denken de meesten bij automatiseren niet meteen aan document- en e-mailprocessen. Terwijl ook díe processen bestaan uit een reeks administratieve handelingen in een bepaalde volgorde. En ook deze processen kunnen door software worden uitgevoerd, in plaats van door medewerkers. Net als alle andere processen.

Wat is een documentproces?

Een documentproces is een documentstroom die bestaat uit een reeks handelingen in een bepaalde volgorde. Denk aan het genereren, opslaan, versturen, (digitaal) ondertekenen en archiveren van documenten als offertes, contracten, rapporten of mailings. Wanneer je het documentproces automatiseert met software, heet dat ‘documentautomatisering’.

Wat is documentautomatisering?

Wil je handmatig werk laten verdampen? Dan kies je voor een documentoplossing die binnenkomende, interne en uitgaande documenten en e-mails automatisch voor jou beheert.

Een voorbeeld van een dergelijke oplossing is DocuFlow van Documizers. De applicatie neemt documenthandelingen van je over, zoals het genereren en versturen van offertes. Ook integreert DocuFlow alle benodigde applicaties met elkaar: informatiesystemen, Word/PDF, e-mail, signing service, en DMS. Hierdoor vinden de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk plaats op de achtergrond, zonder dat jij er omkijken naar hebt. Het resultaat? Professionele documenten en e-mails in een handomdraai, zonder tik-, click- en zoekwerk.

De lijst aan voordelen

Het laten verdampen van handmatig werk en het besparen van tijd. Dat zijn de meest voor de hand liggende redenen om documentprocessen te automatiseren. Maar er zijn meer voordelen:

Standaardisatie: uniforme werkwijze.
Professionaliteit en kwaliteit: uniforme documenten/communicatie.
Voorkomen van (menselijke) fouten.
Inzicht in documentstromen.
Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
Efficiency en geldbesparing.

Professionele documenten en e-mails in een handomdraai, zonder tik-, click- en zoekwerk.

Waarom eerst digitaliseren?

Er bestaat nog wel eens verwarring over digitaliseren en automatiseren. Wat is wat?

Digitaliseer je een documentproces, dan verdwijnen pen en papier uit het proces. Je hoeft niets meer te printen, geen post meer te versturen, geen kopietjes in mappen te archiveren. Geen handtekening te plaatsen op papier. En datzelfde document weer terugsturen is ook verleden tijd.

Na digitaliseren volgt automatiseren. Handmatige stappen in het digitale proces verdwijnen naar de achtergrond, waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Met andere woorden: de software neemt het werk van je over. Dat bespaart tijd en geeft lucht. Een documentproces kun je gedeeltelijk of helemaal automatiseren. De keuze is aan jou.

Document automatisering uitgelegd in 60 seconden. ⏱️

Documentautomatisering: de ingrediënten

De drie hoofdingrediënten voor documentautomatisering zijn: het document (of de e-mail), de handeling (of reeks handelingen) en de bijbehorende applicaties. Samen vormen zij een documentproces. De software stelt het proces samen en voert het uit.

1: Document of e-mail

Jij bepaalt voor welk soort document je het proces automatiseert. Veelvoorkomende voorbeelden zijn: offertes, overeenkomsten, contracten, rapporten, facturen, bevestigingen, aanvragen, de jaarrekening, verslagen, opdrachten, aktes, bonnen, formulieren, declaraties, notulen en bezwaren. Ook e-mails en mailings behoren tot dit proces.

2: Handeling

Een documentoplossing als DocuFlow koppelt alle veelvoorkomende documenthandelingen aan elkaar en voert ze uit. Denk aan: opstellen, genereren, mergen, het maken van een bijbehorend e-mailbericht, mailen/versturen, aanpassen, opslaan, controleren, ondertekenen, toevoegen, archiveren, een workflow starten en noem maar op.

3: Applicatie

Om een document op te stellen en te verwerken gebruiken organisaties verschillende applicaties. Bijvoorbeeld een documentgenerator, een informatiesysteem (CRM of ERP), een e-mailapplicatie als Outlook, PDF, signing service, portal en een documentmanagementsysteem (DMS) als SharePoint.

Een goede documentoplossing integreert deze systemen met elkaar. De software zorgt ervoor dat ze samen één soepel lopende documentstroom vormen. En, dat de werkzaamheden op de achtergrond plaatsvinden waardoor jij er geen omkijken meer naar hebt. 👍

Documentautomatisering met DocuFlow

Kunnen documentprocessen in jouw organisatie wel een efficiency-boost gebruiken? Kijk dan eens naar DocuFlow van Documizers. Deze documentoplossing is van Nederlandse makelij, betaalbaar en bevat alle functies die je maar wensen kunt. Meer info.