Support
Ga naar de inhoud
Grip door documentstromen te standaardiseren en automatiseren.
Heb je moeite om het overzicht te behouden door de enorme hoeveelheid documenten op je afdeling? Is het lastig om te bepalen welk document verwerkt is, waar het is opgeslagen, of het al ondertekend is, en welk sjabloon je moet gebruiken? Deze vragen komen op een gemiddelde afdeling vaak voorbij. Klinkt dit bekend? Dan ben je bij Documizers aan het juiste adres. In dit artikel leggen we uit hoe je documentchaos kunt beheersen door documentautomatisering in te zetten.
Wat is documentchaos?
Organisaties genereren, verwerken en beheren gemiddeld tussen de 10.000 en 100.000 documenten per maand. Dit omvat e-mails, contracten, offertes, facturen, rapporten, en andere administratieve documenten die de organisatie in-, door- en uitstromen. Als deze documentstromen niet goed gestructureerd en gestandaardiseerd worden, ontstaat er documentchaos: medewerkers verliezen het overzicht, informatie raakt zoek, er ontstaan uiteenlopende werkwijzen, de administratieve druk neemt toe en achterstanden stapelen zich op.
Ik snap het. Laat mij zien wat Docuflow voor mij kan betekenen.
Wat is de oorzaak van documentchaos?
- Ongeorganiseerde opslag van documenten
- Gebrek aan templatebeheer
- Onvoldoende inzicht in documentstromen
- Gebrek aan standaardisatie
- Gebrek aan versiebeheer
- Slechte archiveringsprocessen
- Wildgroei aan applicaties
Welke gevolgen heeft het?
Documentchaos verspilt niet alleen tijd, maar stelt organisaties ook bloot aan aanzienlijke risico’s, zoals verhoogde operationele kosten, verminderde productiviteit, grotere juridische problemen en verminderde werknemerstevredenheid.
Hoe krijg jouw organisatie weer grip op documenten?
Organisaties kunnen documentchaos tegengaan door te investeren in documentautomatisering. Deze software structureert en automatiseert documentstromen, wat niet alleen helpt bij het organiseren en snel terugvinden van documenten, maar ook bij het waarborgen van naleving van regelgeving en het verbeteren van de operationele efficiëntie.
Geautomatiseerd documentproces
Om een beeld te krijgen van een geautomatiseerde documentstroom, hierbij als voorbeeld, een contractproces. In dit geval start het contractproces met één druk op de knop vanuit het informatiesysteem. Vervolgens wordt het contract automatisch opgesteld, verstuurd, ondertekent en gearchiveerd, zonder klik-, tik-, en zoekwerk.
Voorbeeldproces
Ieder documentproces is anders. Jouw documentprocessen zijn wellicht gebaseerd op ander type documenten, waarvan de documentstroom bestaat uit andere handelingen. Dat is geen probleem. Iedere documentstroom kan gestructureerd en geautomatiseerd worden.
Lees ook het artikel: Documentautomatisering uitgelegd
De voordelen van document-automatisering
Maar wat betekent dit concreet voor je organisatie? Laten we eens kijken naar enkele voordelen van documentautomatisering:
- Verhoogde efficiëntie: Je team hoeft niet langer handmatig documenten te creëren en te beheren. Dit betekent minder tijdverspilling en meer tijd voor andere taken.
- Verminderde fouten: Automatisering vermindert de kans op menselijke fouten in je documenten. Dit verbetert de kwaliteit van je werk.
- Verhoogde consistentie: Met documentautomatisering zorg je ervoor dat al je documenten dezelfde structuur en opmaak hebben. Dit komt professioneel over en verhoogt de herkenbaarheid van je merk.
- Grip en overzicht: Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
Maak kennis met DocuFlow
DocuFlow van Documizers is dé all-in-one oplossing voor documentcreatie, -verwerking en -beheer. Deze cloudoplossing richt zich niet slechts op één enkele documentactie, zoals archivering, maar structureert het hele documentproces van begin tot eind.
Boek een DocuFlow demotour
Wil je een keer sparren over documentautomatisering? Benieuwd hoe wij het aanpakken? Plan een demo in. We nemen je graag mee in onze wereld van procesautomatisering. Dan gaat er ook voor jou een wereld open!
