Support

Efficiëntere documentstromen voor NGO’s

Efficiëntere documentstromen voor NGO's
Datum: 30 maart 2023
Categorie: Nieuws
Delen:

Efficiëntere documentstromen voor NGO’s

Elke non-profitorganisatie is anders, maar bij veel goede doelen zijn de documentstromen hetzelfde. Dat komt doordat de doelgroep overeenkomt: de donateur. Met DocuFlow stroomlijn je al die documenten door ze te digitaliseren en te automatiseren. Welke 4 documenten kun je zo makkelijker maken?

Gemakkelijker communiceren met donateurs? Verbeter deze vier documentstromen:

1. Bedankbrieven

Misschien wel de belangrijkste brief voor goede doelen en hun donateurs: de bedankbrief. Een sterke bedankbrief verstuur je snel na de eerste donatie. Met DocuFlow stel je snel een goed sjabloon op voor je brief, waarna je meteen de juiste contacten kunt ophalen uit je CRM (zoals Salesforce). Een goede bedankbrief is ook persoonlijk: verwerk de naam van de donateur in de tekst en vermeld ook het bedrag en de datum van de donatie. Ook dat regel je slim in met DocuFlow, dat de data rechtstreeks ophaalt uit je CRM en de brief met een druk op de knop klaarzet voor controle en verzending.

2. Pre-notificaties

Bij periodieke schenkingen hoort een pre-notificatie of vooraankondiging, waarbij je de donateur minimaal 14 kalenderdagen voor de uiteindelijke incassodatum laat weten dat je het donatiebedrag van de rekening gaat afschrijven. In deze brief neem je alle details op over de periodieke machtiging.

 

Als je DocuFlow gebruikt, stel je eenmalig in welke inhoud je in je briefsjabloon wil opnemen. Vervolgens haalt de documentoplossing de juiste informatie op uit je informatiesysteem, stelt het je document op, slaat het op en zet het klaar om te versturen. Zo heb jij er geen omkijken meer naar.

Voorbeeld automatische documentstroom

Proces docuflow

3. Donateurscontracten

In een donatiecontract of periodieke schenkingsovereenkomst leg je de afspraken vast tussen jouw organisatie en de schenker. Naast de NAW-gegevens stel je ook de looptijd (onbepaalde of bepaalde tijd) en de betalingswijze op. Een ingewikkeld document, maar eenmaal ontwikkeld een soepele spil in je donateursadministratie. Met DocuFlow kun je het hele proces automatiseren: vanaf het ophalen en vooraf invullen van de juiste gegevens van je organisatie én de donateur, tot het online ondertekenen van het contract en de machtiging.  

Het proces van een document bestaat uit 6 stappen: samenstellen, opslaan, versturen, digitaal ondertekenen, retourneren en archiveren.

4. Wijzigings- en opzeggingsbrieven

Volgens de Wet van Dam is het verplicht om overeenkomsten die online worden aangeboden ook online opzegbaar te maken en de opzegging schriftelijk of per e-mail te bevestigen. Ook in dat laatste document aan je donateur kun je laten zien dat je zijn deelname hebt gewaardeerd. Allereerst door het snel en correct te versturen.

 

Met DocuFlow stel je eenmalig je wijzigings- en opzeggingsbrief op in meerdere varianten – bijvoorbeeld bij verhuizing en bij verandering in het giftbedrag. Daarna verstuur je het snel aan de juiste contacten en werkt DocuFlow de doorgevoerde wijziging of opzegging automatisch bij in je informatiesysteem.

Hoe pakken andere Goede Doelen het aan?

Voor alle documenten

Naast deze vier standaarddocumenten, kun je DocuFlow ook goed inzetten voor afwijkende documenten zoals campagnebrieven of -mails. Vaak kun je dan namelijk gebruik maken van een bestaand sjabloon, waarin je de tekst en eventueel de afbeelding(en) aanpast. DocuFlow maakt het je vanaf daar heel makkelijk om het verder te personaliseren en te versturen.

De voordelen van DocuFlow voor NGO's

Het opstellen en verzenden van documenten vraagt vaak nog om onnodig veel handmatig werk. Dat kost tijd (en dus geld), geeft risico’s op fouten en komt onprofessioneel of onbetrouwbaar over. Met DocuFlow kun je alle communicatiestromen digitaliseren en automatiseren, van mailings tot brieven. Je kunt documenten genereren, versturen, digitaal laten ondertekenen en archiveren.

 

En het gaat verder dan dat. Door de slimme koppeling met je CRM-systeem, bijvoorbeeld Salesforce, weet je precies wat er op welk moment met wie wordt gecommuniceerd. Binnen de documentprocessen die veel goede doelen delen, heb je natuurlijk verschillen. DocuFlow is flexibel, dus richt je makkelijk jouw unieke proces op maat voor jouw organisatie in. Meer over de integraties.

Met DocuFlow kan je alle stappen van het documentproces digitaliseren en automatiseren.

DocuFlow: een oplossing van Documizers

DocuFlow is een oplossing van Documizers. Veel goede doelen werken al met DocuFlow, waaronder de Nederlandse Brandwondenstichting, Stichting AAP, HandicapNL en De Leprastichting. Jouw organisatie binnenkort ook?

Andere relevante nieuwsitems

Zoekt en gij zult vinden

Bekijk ook de FAQ voor de veelgestelde vragen.

FLOW