Support
Ga naar de inhoud
Wat maakt een offerteproces het beste offerteproces ooit? Is het een hoog slagingspercentage? De mate van automatisering? Of de snelle conversietijd?
Het antwoord: er is niet één specifiek ingrediënt te benoemen dat het verschil maakt. Het is een reeks aan ingrediënten die samen een offerteproces succesvol maakt. In dit artikel delen we onze visie op het beste offerteproces ooit en leggen we uit hoe onze documentoplossing DocuFlow jouw hierin ondersteunt.
Liever uitleg per video?
De 5 pijlers van een optimaal offerteproces
1. Zorg voor een offerte waar je trots op bent
In een offerteproces speelt de offerte de hoofdrol. Daarom beginnen we bij het document zelf. Ben jij trots op wat je naar klanten verstuurt? Is het een aansprekend, inspirerend, mooi opgemaakt en persoonlijk document? Of is het een saai hamerstuk? Een succesvol offerteproces start in de basis met een offerte waar je blij van wordt en waarmee je klanten positief verrast.
Met onze offerte software DocuFlow creëer je offertes die verwachtingen overtreffen. Het bouwen en beheren van de offertesjablonen is eenvoudig en biedt eindeloos veel opmaakmogelijkheden. Zo creëer je een offerte waar je trots op bent met een mooie huisstijl, persoonlijke tekstblokken, video’s, foto’s en hyperlinks.
2. 100% foutloos en professioneel
Hoe meer plak- en knipwerk en menselijk handelen in het opstellen van de offerte, hoe groter de kans op fouten. Verkeerde klantnamen of adresgegevens, oude prijzen, logo’s of voorwaarden. Noem het maar op. Om een professionele indruk te maken, moet je er zeker van zijn dat ieder voorstel foutloos de deur uit gaat en voldoet aan de hoogste standaard.
DocuFlow genereert offertes op basis van een documentsjabloon waarin klantgegevens, tekstblokken en opdrachtdetails worden geïmporteerd. Het proces is gestandaardiseerd, wat fouten vermindert. Zelfs bijlages, zoals algemene voorwaarden worden standaard aan de offertes gekoppeld, zodat deze niet vergeten of verwisseld worden.
Offerteproces maximaliseren? Bekijk de video
Wil jij jouw offerteproces maximaliseren? Kees Breure legt in de webinar uit hoe je een offerteproces het beste vormgeeft, zodat je veel verkoopt met minimale inspanning.
3. Kies voor een slim en efficiënt documentproces
Het documentproces van een offerte proces bestaat uit 6 stappen: de offerte samenstellen, opslaan, versturen, digitaal ondertekenen, retourneren en archiveren. In het beste offerteproces ooit, zijn deze stappen geautomatiseerd, waardoor het offerteproces zo min mogelijk werk en tijd kost. Zowel voor jou als voor de klant. Heb je al eens stilgestaan bij de hoeveelheid applicaties die je gebruikt wanneer je een offerteproces doorloopt? Het start vaak in je informatiesysteem, daarna switch je naar Word, Outlook, een Signing Service, SharePoint of andere vergelijkbare oplossingen.
DocuFlow integreert met alle applicaties en laat de offerte door het proces stromen, zonder menselijk handelen. Behalve dan het geven van een akkoord (plaatsen van digitale handtekening) op de offerte. 😉
Het documentproces van een offerte proces bestaat uit 6 stappen. De offerte samenstellen, opslaan, versturen, digitaal ondertekenen, retourneren en archiveren.
4. Ga voor een indrukwekkende presentatie
Het start allemaal met een mooi opgemaakte, foutloze en professionele offerte. Daarna volgt de kwestie van presentatie: de manier waarop je de offerte aanbiedt aan de klant. Stuur je een eenvoudige e-mail, met een PDF in de bijlage? Of kies je voor een persoonlijke, goed opgemaakte begeleidende e-mail met daarin een link naar een online bladerbare beleving.
Benieuwd hoe een online bladerbare beleving eruit ziet? Kijk eens naar DocuFlow Flipbook.
Hiermee presenteer je jouw offerte als een interactief, online magazine, van waaruit de klant direct akkoord kan geven. Leuk én makkelijk!
Wil je DocuFlow Flipbook eens proberen?
5. Bied gebruiksgemak voor zowel medewerkers als klanten
Het binnenhalen van nieuwe opdracht is leuk. Het opstellen en verwerken van offertes is vaak minder leuk. Door het offerteproces te automatiseren hebben medewerkers vrijwel geen omkijken naar het genereren, versturen, ondertekenen en opslaan van offertes. De software neemt het werk over en bespaart medewerkers veel klik-, tik- en zoekwerk.
Gebruiksgemak telt niet alleen voor medewerkers. Wanneer je het klanten zo gemakkelijk mogelijk maakt om offertes te raadplegen en ondertekenen, verlaagt dat de aankoopdrempel. DocuFlow zorgt ervoor dat jouw klanten documenten met één muisklik digitaal kunnen ondertekenen. Supersimpel en overzichtelijk. Daarmee is printen, ondertekenen, scannen en terugsturen van offertes verleden tijd.
Wat levert het beste offerte proces ooit op?
- Een waanzinnig goede eerste indruk bij klanten. Eén waarmee jij je kan onderscheiden van andere aanbieders.
- Een besparing van tijd door het documentproces geheel of gedeeltelijk te automatisering.
- Het vermindert het risico van fouten door standaardisatie van het proces.
- De conversiesnelheid neemt toe (van aanbod tot order) door meer gebruiksgemak voor medewerkers en klanten.
Gebruiksgemak telt niet alleen voor medewerkers. Wanneer je het klanten zo gemakkelijk mogelijk maakt om offertes te raadplegen en ondertekenen, verlaagt dat de aankoopdrempel
Wil jij dit? Laat het weten!
DocuFlow biedt alle vrijheid om de offerte en het documentproces in te richten zoals jij wilt. Team Documizers weet precies wat er nodig is om het beste offerteproces vorm te geven. En die kennis delen we graag met jou. Benieuwd wat wij voor jouw offerteproces kunnen betekenen? Bel met Kees Breure of mail naar kees@documizers.com
DocuFlow automatiseert de offertereis
