“Andere accountants komen bij ons kijken hoe wij het hebben ingericht.”
Als accountantskantoor heb je te maken met gevoelige klantinformatie en met veel verschillende documentprocessen richting klanten. Daarom werkt Boschland Accountants & Adviseurs al sinds 2018 met Documizers.
“Met DocuFlow besparen wij en onze klanten tijd en geld, hebben we meer inzicht in de status en voorkomen we fouten.”, zegt applicatiebeheerder Gerard de Groot. “Andere kantoren zijn al bij ons komen kijken. Ze waren verbaasd over de mogelijkheden, over hoe slim wij alles hebben ingericht en over hoe weinig handwerk er nog aan te pas komt.”
Met DocuFlow besparen wij en onze klanten tijd en geld, hebben we meer inzicht in de status en voorkomen we fouten.
Boschland Accountants & Adviseurs
Als onderdeel van de groep OndernemersKompas werkt Boschland vanuit kantoren in Lienden, Ede, Hengelo (Gld.), Twello en Roermond met 60 collega’s aan financiële dienstverlening met hart voor de ondernemer. Gerard werkt er sinds 2009 als applicatiebeheerder: “Samen met mijn collega Michael den Oudsten verzorg ik de volledige IT van de groep. In mijn rol richt ik de IT van Boschland dan ook optimaal in en automatiseren we handmatige processen zoveel mogelijk.”
Brieven als begin
In 2018 zocht Boschland een manier om makkelijker brieven op te stellen, vertelt Gerard: “Er waren veel verschillende versies van brieven in omloop en elke vestiging werkte op zijn eigen manier. Dat leverde
onnodig veel werk op. Bovendien hadden we weinig inzicht en was het foutgevoelig. Dat moest slimmer kunnen. We wilden onze brieven niet meer handmatig typen en het zou mooi zijn als het direct in AFAS kon worden verwerkt, met een digitale handtekening. Dat was toen al heel wat – en dat lukte met Documizers, toen nog CRM Connectors.” Toen Documizers in 2020 DocuFlow lanceerde, konBoschland nog veel verder gaan.
DocuFlow als spin in het web
De vijf kantoren van Boschland gebruiken DocuFlow in combinatie met AFAS en Entrust. Gerard: “AFAS kan wel documenten genereren, maar die zijn heel plat en statisch. De kracht van DocuFlow zit in de verbindingsmogelijkheden met andere softwarepakketten; daarmee kun je processen digitaliseren en automatiseren. Het is de spin in het web, de verbindende factor tussen onze tools. Toen we in 2018 met Documizers begonnen, hadden we al een slag gemaakt in digitalisering. Met DocuFlow zijn we ook gaan automatiseren. Het resultaat is een veel efficiënter en overzichtelijker proces rond onze uitgaande communicatie aan klanten.”
“We boeken met DocuFlow meer dan 750 uur tijdswinst op jaarbasis.”
Het proces rond jaarrekeningen
Samen met Documizers onderzochten Gerard en zijn collega’s hoe ze DocuFlow konden inzetten omdocumentprocessen te stroomlijnen. “We besloten met ons meest complexe proces te starten, omdat dan daarna de overige processen makkelijker zouden zijn. Dat is ook gebleken. We begonnen met ons proces rond jaarrekeningen. Dat begint met de concept-jaarrekening en een Letter of Representation (LOR) en eindigt met een ondertekende definitieve jaarrekening met notulen. Dat hele proces hebben we gestroomlijnd met automatische workflows, compleet met condities en reminders. Zo hoeven onze collega’s er zo min mogelijk naar om te kijken.”
- De concept-jaarrekening wordt opgesteld.
- DocuFlow haalt de juiste informatie op uit AFAS en maakt er automatisch een aanbiedingsbrief bij.
- DocuFlow maakt automatisch een AFAS-workflow aan zodat het secretariaat het concept kan verzenden naar de klant in de juiste vorm: digitaal (per e-mail, in het klantportaal mijn.boschland.nl of per post).
- De accountant bespreekt het concept met de klant.
- Concept akkoord? DocuFlow maakt automatisch de LOR op, met een link naar Signhost van Entrust.
- Ondertekend? DocuFlow voegt de ondertekende LOR toe aan de juiste klant in AFAS en aan een nieuwe AFAS-workflow voor het secretariaat om deze te controleren.
- Het secretariaat controleert; na akkoord ontvangt de accountant automatisch een taak dat de definitieve jaarrekening kan worden opgemaakt.
- Dan volgt een volgende workflow rond de definitieve jaarrekening, met brief en notulen. Ook dit
verzendproces is geautomatiseerd met DocuFlow, compleet met variabelen zoals taal, cc-ontvangers, meerdere ondertekenaars en herinneringen.
Cliëntreis Boschland met DocuFlow
Scroll
Automatische accountantspost
Na het jaarrekeningenproces pakte Gerard ook de documentstromen aan rond opdrachtbevestigingen, accountantsverklaringen, adviesbrieven en aangiften VPB en BTW. Alleen het proces rond IB (privé) staat nog open: “Die aangiften gaan niet naar bedrijven, maar naar personen. Dat ligt iets gevoeliger, de meeste privéklanten printen de aangiften thuis nog uit en tekenen handmatig. Maar ook dat proces willen we in de toekomst nog optimaliseren met DocuFlow.”
“Onze kwaliteit is omhoog gegaan en we lopen minder risico op datalekken.”
Meer dan 750 uur winst op jaarbasis
De transitie van papier, postzegels en natte handtekeningen naar DocuFlow heeft Boschland veel winst opgeleverd, geeft Gerard aan: “Ten eerste in efficiënter werken. We hebben onze stukken veel sneller bij de klant en krijgen ze sneller terug. Onze accountants hoeven zich niet meer druk te maken om papieren en de status, dus zijn ze veel flexibeler.
Ook onze klanten vinden het prettig, het scheelt hen ook tijd en kosten. Daarnaast kunnen wij het proces beter monitoren en hebben we veel meer inzicht en controle. We weten precies waar en bij wie de stukken in het proces zijn en welke taken openstaan. We verzenden tussen de 6 en 7.000 brieven per jaar en ik denk dat DocuFlow ons per brief 5 à 10 minuten tijd bespaart. Dat is dus meer dan 750 uur tijdswinst op jaarbasis.”
Minder foutgevoelig
Naast de efficiencywinst voorkomt DocuFlow fouten, een belangrijk extra voordeel voor accountantskantoren volgens Gerard: “Als accountants werken we met gevoelige informatie waar we verantwoord mee om willen en moeten gaan. Met DocuFlow hebben we in onze processen van tevoren Trots op al onzal veel bepaald, waardoor er veel minder mis kan gaan. Bijvoorbeeld met de conditie dat je een akkoord voor verzending moet aanvinken. Onze kwaliteit is daardoor omhoog gegaan en we lopen minder risico op datalekken.”
Samen succesvol
“Onze reis is succesvol geworden door het samen te doen.”, blikt Gerard terug op de samenwerking. “Als tip aan andere kantoren zou ik dan ook meegeven: betrek je collega’s van alle niveaus erbij en zorg voor draagvlak. Ik vind digitaliseren en automatiseren fantastisch, maar zien anderen ook die
toegevoegde waarde? En neem de tijd om je hele proces van A tot Z door te nemen en uit te tekenen. Die tijdsinvestering is het waard, want je verdient die vervolgens elke dag terug.”
Goed in software en in samenwerken
Gerard kan Documizers aanbevelen op zowel de software als de samenwerking: “De software van DocuFlow is heel mooi en echt een spin in het web. Het verbindt allerlei soorten software binnen documentgeneratie, digitaal ondertekenen en opslag. Het helpt als je iemand intern hebt die thuis is in procesmatig denken, maar de software is voor iedereen goed toegankelijk. Ik vind de organisatie Documizers ook heel toegankelijk en vriendelijk. In tegenstelling tot veel grote softwarepartijen luisteren ze goed naar je wensen en doen er echt wat mee. Ik heb het gevoel dat wij echt konden bijdragen aan de software die er nu staat.”
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Meer informatie op www.boschland.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
