“DocuFlow integreert eenvoudig met Microsoft Dynamics 365 CRM.”
De missie van Companial is helder: ‘Elke Dynamics partner in staat stellen om verwachtingen te overtreffen’. Zo helpt Companial al meer dan 1.000 partners in 75 landen, met een team van ruim 250
Microsoft Dynamics-experts. René van Maastricht is er één van. “Documizers is partner bij ons en wij zijn klant van Documizers. Met DocuFlow is het dynamisch genereren en verzenden van contracten en het verwerken van ondertekende contracten nog efficiënter geworden.”
Companial ondersteunt Microsoft Dynamics partners op alle fronten met een breed dienstenaanbod. Denk hierbij aan licentieverkoop, technische upgrades en hostingoplossingen, maar ook aan technische ondersteuning. Daarnaast biedt Companial een scala aan trainingen, webinars en evenementen die partners helpen hun kennis te verdiepen en hun netwerk uit te breiden. Zo fungeert Companial als betrouwbare adviseur die zowel nieuwe als gevestigde Microsoft Dynamics partners ondersteunt in hun groei-, optimalisatie en transformatievraagstukken. IT solution specialist René van Maastricht: “Voor onze lidmaatschappen en services gebruiken we zo’n 9 à 10 verschillende contracttypes. Met DocuFlow hebben we nu één helder proces voor het onboarden van nieuwe members en voor onze services, van start tot afhandeling.”
Met DocuFlow hebben we nu één helder proces voor het onboarden van nieuwe members en voor onze services.
Van losse tools naar alles in één
Als IT solution specialist is René verantwoordelijk voor het functioneel beheer van alle integraties en IT-processen binnen Companial, dus ook voor het onboardingproces. In 2022 koos Companial voor Documizers om dat proces te optimaliseren. “Voorheen bestond dat proces uit meerdere stappen, aan elkaar geknoopt met verschillende tools. Toen we een alternatief zochten voor DocuSign, dachten we aan onze partner Documizers als alles-in-één-oplossing, met ValidSign als ondertekenservice. Nu beheren we ons onboardingproces op één plaats in DocuFlow. Voor onze IT betekent dat naast meer overzicht ook minder werk bij onderhoud of wijzigingen.
Simpel verkoopproces
René zocht met hulp van Documizers uit hoe het huidige proces beter kon. Na een succesvolle pilotperiode ging Companial soepel over op het nieuwe documentproces met DocuFlow. “We hebben het proces voor onze Partner Success Managers (PSM’s) helemaal geoptimaliseerd. Met DocuFlow hebben we alles geautomatiseerd; onze PSM’s hoeven alleen nog maar te kiezen of het om een membership- of servicecontract gaat. Alle logica vindt vervolgens plaats in DocuFlow.”
Het verkoopproces van Companial met DocuFlow
- Partner Success Manager kiest membership- of servicecontract
- DocuFlow haalt informatie op uit Dynamics 365 Sales
- DocuFlow stelt contract samen met FlipBook
integratie en ValidSign-link - Companial verstuurt contract via Exchange
- Contract komt digitaal ondertekend retour
- Contract wordt opgeslagen in CRM en SharePoint
“ Doordat we werken in één tool en met één proces, zijn onderhoud en troubleshooting makkelijker.”
Efficiency en eenvoud
DocuFlow heeft voor een ‘efficiencyboost’ gezorgd bij Companial, vindt René: “Zowel in ons verkoopproces als aan de IT-kant; doordat we werken in één tool en met één proces, zijn onderhoud en troubleshooting makkelijker. Daarnaast is de werkwijze zowel voor ons als voor onze leden simpel gebleven.” René ziet met DocuFlow ook al extra mogelijkheden om het Companial en haar partners nog makkelijker te maken: “DocuFlow kan nog meer processen die eerst los van elkaar draaiden integreren in één flow, zoals opslag in Sharepoint en meervoudige ondertekening van verschillende documenten. Wat we aan contracten nog handmatig doen, kunnen we met Documizers automatiseren.
Veel contracten, veel efficiency te winnen
In hoeverre vindt René DocuFlow een interessante oplossing voor de Microsoft-partners in het netwerk? “DocuFlow integreert eenvoudig met Microsoft Dynamics 365 CRM en Business Central. Zo kun je documentprocessen makkelijk automatiseren en een grote efficiencyslag maken. Dat is zeker interessant voor partners en hun eindklanten die veel documentprocessen hebben, bijvoorbeeld zakelijke dienstverleners met verschillende contracten.”
Mooie integraties met Microsoft
René prijst DocuFlow niet alleen om de goede samensmelting met Microsoft: “Naast dat we met DocuFlow onze Microsoft tools mooi aan elkaar kunnen knopen, vinden we de software ook snel, veilig en niet te manipuleren. Bovendien vind ik dat de consultants van Documizers veel kennis hebben en goed meedenken in hoe je jouw documentprocessen kunt optimaliseren en zo efficiënt mogelijk kunt maken. Dat heb ik als heel prettig ervaren.”
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op Companial.com
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
