Interview met Jelga Biesheuvel, Functioneel Beheerder bij De Leprastichting
“De Leprastichting maakt nu makkelijker brieven, met minder kans op fouten.”
De Leprastichting heeft meer dan 45.000 donateurs en werkt vanuit Amsterdam aan een wereld zonder lepra. De stichting verstuurt het hele jaar door vier soorten brieven en stroomlijnt die communicatie sinds 2021 met DocuFlow om tijd te besparen en fouten te voorkomen.
Over op Salesforce
Jelga Biesheuvel werkte eerder voor het Prins Bernhard Cultuurfonds en gebruikte daar al DocuFlow voor de documentprocessen van het fonds: “Toen nog in combinatie met Microsoft Dynamics. Met De Leprastichting gebruikten we Manyware, in 2020 zijn we overgestapt op Salesforce. Toen kwam DocuFlow weer in beeld, voor mij een goede bekende!”
““Voorheen exporteerden we alle data eerst naar Excel om onze brieven te maken. Dat kostte veel tijd én was foutgevoelig.”
Knippen en plakken
Sinds de zomer van 2021 werkt De Leprastichting met de documentoplossing van Documizers. Als Functioneel Beheerder Salesforce begeleidde Biesheuvel de implementatie, die nodig was: “Voorheen exporteerden we alle data eerst naar Excel om onze brieven te maken. Dat kostte veel tijd én was foutgevoelig. Het was een hoop knippen en plakken en goed opletten dat er geen fouten in de gegevens of formules ontstonden. Dat wil je niet met zulke routinewerkzaamheden.”
Vier soorten brieven
Daarom zet De Leprastichting nu DocuFlow in voor haar documenten, die uit vier verschillende briefsoorten bestaan. Standaard gaan er twee briefsoorten per week uit, daarnaast verstuurt de stichting nog losse mailings. Biesheuvel: “We versturen bedankbrieven in drie versies: met giften onder een bepaald bedrag, boven een bepaald bedrag en bij meerdere giften. Ten tweede versturen we prenotificaties voor de overeenkomsten, ten derde de donatiecontracten – die zijn vaak ingewikkeld als het om twee machtigingen gaat – en tot slot nog campagnebrieven.”
“De helpdesk van Documizers is geweldig! Ze nemen de tijd voor ons en reageren snel.”
Een druk op de knop
De Leprastichting kan nu alle brieven vanuit één sjabloon opmaken en versturen. Biesheuvel: “Documizers heeft ons heel goed geholpen met het eenmalig opzetten van ons sjabloon in Word. De helpdesk is geweldig! Ze nemen de tijd voor ons en reageren snel. Voorheen hadden we drie versies bedankbrieven te verwerken, nu zitten ze allemaal in hetzelfde sjabloon. Een druk op de knop en het draait.”
Het nieuwe proces in kaart
De Leprastichting gebruikt Salesforce voor de brondata, een goede match met DocuFlow door de directe koppeling tussen beide systemen. De documenten worden opgesteld in Microsoft Word en PDF, uitgeprint en verstuurd per post via de eigen postkamer met enveloppeermachine.
Brieven
- Een medewerker van de Donateursservice selecteert een briefsjabloon in DocuFlow.
- DocuFlow haalt de contactgegevens van de donateur (en eventuele andere data) op uit Salesforce.
- DocuFlow genereert de gewenste brief.
- De medewerker controleert de brieven die zijn samengevoegd in één PDF-document en print deze uit.
- DocuFlow vult de verzenddatum in in Salesforce (zodat donateurs niet vaker dan eens in de 3 maanden post krijgen).
“Het is makkelijker geworden - en daardoor ook minder foutgevoelig.”
Meer tijd, minder fouten
De Leprastichting verstuurt elk jaar gemiddeld 8.000 bedankbrieven. Biesheuvel: “Met pieken rond kerst en na elke mailing met giftverzoeken. Dan versturen we zeker 200 brieven per week, of meer.” De grote winst met DocuFlow zit volgens Biesheuvel in het voorkomen van fouten: “Het is makkelijker geworden en daardoor ook minder foutgevoelig. Bovendien hebben nieuwe collega’s geen uitgebreide instructies meer nodig, want DocuFlow spreekt voor zich. Dat is voor mij nog belangrijker dan de tijdsbesparing die het oplevert, al is dat natuurlijk ook heel mooi. We combineren nu drie briefversies in één. En het loopt automatisch, dus kun je ondertussen iets anders nuttigs doen.”
DocuFlow voor NGO’s
Biesheuvel vindt DocuFlow ook waardevol voor andere NGO’s: “De brievenmodule is heel flexibel, je kunt het helemaal naar eigen wens inrichten. Daardoor heb je alles zelf onder controle. Naast onze vier
standaardbrieven, kunnen we nu ook individuele brieven direct vanuit Sales maken in het juiste sjabloon met de juiste tekst. En de service van Documizers vind ik heel goed. Eventuele problemen lossen ze snel op. Ik kan nu zelf nieuwe flows aanmaken en lukt dat even niet, dan helpen ze je daar goed bij. Een half uurtje verder ben je er.”
““Ik kan nu zelf nieuwe flows aanmaken en lukt dat even niet, dan helpt Documizers me daar goed bij.”
Tip: bedenk je selectiecriteria
Biesheuvel wil andere goede doelen die DocuFlow overwegen een tip geven: “Pak niet alle documenten tegelijk aan, begin simpel met één flow. En denk goed na over je selectiecriteria. Welke doelgroepsegmenten wil je onderscheiden voor je correspondentie? Wil je bijvoorbeeld mensen met giften boven een bepaald bedrag een andere brieftekst sturen? En hoe vaak mag je ontvanger bericht krijgen? Maak die criteria alvast aan in Salesforce. Dat helpt ook bij het briefen van je bouwer.”
Digitaler in de toekomst?
Voorlopig verstuurt De Leprastichting nog fysieke brieven, legt Biesheuvel uit: “Onze achterban bestaat voor 80% uit reguliere donateurs waar we vaak geen e-mailadres van hebben. Onze werving verloopt
bovendien vooral via door-to-door en de website, wat ook online ondertekenen nog niet noodzakelijk maakt. Ik verwacht wel dat we in de toekomst meer richting e-mail zouden kunnen verschuiven voor de
donatiecontracten, met digitale handtekening.”
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Meer informatie op www.leprastichting.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
