Interview met Evert Smedes (accountmanager) en Tarik El Hamdaoui (directeur), werkzaam bij Differit.
"Onze offertes springen er nu echt bovenuit"
DIFFERIT begon in 2017 als implementatiepartner van AFAS. Vanuit Hengelo bedienen ze met 26 professionals heel Nederland en België, onder leiding van directeur Tarik El Hamdaoui: “Met DIFFERIT zijn we één van de weinige officiële AFAS-partners in Nederland. We implementeren nieuwe inrichtingen en optimaliseren ook bestaande. Als extra service bieden we dashboarding aan met PowerBI en integreren we branchespecifieke software met AFAS.”
Flexibele offertes
Evert Smedes is verantwoordelijk voor Sales bij DIFFERIT. Om het salesproces te verbeteren, zocht hij naar een manier om verkoopdocumenten te automatiseren: “Dat kan in AFAS al, maar wij krijgen specifieke vraagstukken die vragen om nog meer flexibiliteit. Daarom hebben we in DocuFlow verschillende tekstblokken voor verschillende situaties, in één documentsjabloon. Eerst maakten we
onze offertes met Microsoft Word, maar we zochten naar meer standaardisatie om het proces te stroomlijnen.”
“Maatwerk is mogelijk vanuit de standaard.”
Minder fouten, meer service
Genoeg redenen voor Smedes om het documentproces voor offertes zover mogelijk te automatiseren: “We wilden efficiënter werken, met minder kans op fouten. Zo kunnen we onze klanten sneller en beter helpen.” Sinds 18 februari 2021 werkt DIFFERIT met DocuFlow van Documizers. Smedes: “Met DocuFlow hebben we ons documentproces voor offertes van begin tot eind ingericht. In AFAS hebben we onze hele dienstverlening gelogd, die informatie halen we nu met DocuFlow automatisch op in vaste module- en branchespecifieke tekstblokken. Zo spreken we allemaal dezelfde taal. En maatwerk is mogelijk vanuit de standaard; we kunnen heel snel klantspecifieke informatie aanpassen.”
“Ons hele offerteproces gaat nu 50 tot 60% sneller dan eerst.”
Iedereen kan ermee werken
Smedes en El Hamdaoui merken een grote snelheidswinst: “Ons hele offerteproces gaat nu 50 tot 60% sneller dan eerst. Dat is een grote vooruitgang. Bovendien verkleinen we de kans op fouten en werken we consistenter.” Smedes stelde samen met Marketing een professioneel offertesjabloon op: “Met DocuFlow kunnen we onze huisstijl 1-op-1 overnemen in offertes, zo ademen ze echt het DIFFERIT-dna. Het helpt ons te onderscheiden van concurrenten met een standaard document. Onze offertes springen er nu echt bovenuit. Dat horen we ook terug: “Jullie pakken het goed en snel op, de uitstraling is van hoog niveau.” Bijkomend voordeel is dat iedereen bij DIFFERIT nu makkelijk een verkoopdocument kan maken, zonder hulp van een IT’er bijvoorbeeld.”
AFAS Software en DocuFlow
Smedes ziet dat DocuFlow voor veel AFAS-gebruikers een waardevolle aanvulling is: “DocuFlow maakt documentprocessen nog gebruiksvriendelijker én gaat verder dan de standaard van AFAS. Een must als je meer maatwerk wil. Ook het maken, beheren en ondertekenen van je offertes wordt makkelijker. Handig, des te meer omdat onze klanten in heel Nederland en België zitten en onze consultants ook.”
“Het helpt ons te onderscheiden van concurrenten met een standaard document. Onze offertes springen er nu echt bovenuit.”
Het nieuwe proces in kaart
DIFFERIT gebruikt AFAS voor het vastleggen van onder meer klantgegevens. Vanuit AFAS stelt DIFFERIT verkoopdocumenten op, zoals offertes, brochures, contracten en overeenkomsten.
Documentproces voor offertes en verkoopdocumenten
- DIFFERIT kiest een ingericht offertesjabloon met DocuFlow.
- DocuFlow haalt de benodigde gegevens voor de offerte op in AFAS.
- DocuFlow maakt de offerte aan in Word.
- DIFFERIT bekijkt en bewerkt de offerte en keurt goed.
- DocuFlow opent Outlook met een geautomatiseerd begeleidend schrijven en de algemene voorwaarden.
- DocuFlow verstuurt de offerte via Outlook en slaat deze op in SharePoint.
- AFAS digitaal ondertekenen plaatst de digitale handtekeningen van alle ondertekenaars intern.
- Prospect of klant ontvangt de offerte, ondertekent digitaal en krijgt een bevestiging.
- DIFFERIT ontvangt de getekende offerte retour, met een e-mailnotificatie naar Sales.
Partnerschap
Ook voor veel klanten van DIFFERIT is DocuFlow een uitkomst. Volgens El Hamdaoui is het dan ook logisch om een partnerschap te vormen met Documizers: “Wij zijn ambassadeur geworden van DocuFlow, dus als we toegevoegde waarde zien bij onze klanten adviseren we het ook aan hen. AFAS is goed met standaard documenten, maar DocuFlow is ideaal bij maatwerk.” Smedes sluit af: “De implementatie duurt maar twee dagen. Voor mij was het na één dag al duidelijk hoe het werkt. Documizers is heel behulpzaam, ze reageren snel op vragen. Het voelt niet als zakelijke relatie, maar echt als samenwerken.”
“Wij zijn ambassadeur geworden van DocuFlow, dus als we toegevoegde waarde zien bij onze klanten adviseren we het ook aan hen. AFAS is goed met standaard documenten, maar DocuFlow is ideaal bij maatwerk.”
Over DIFFERIT
Als gecertificeerd AFAS Partner ondersteunt DIFFERIT organisaties die gebruikmaken van de software van AFAS bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Het team bestaat uit 23 medewerkers. DIFFERIT is gevestigd in Enschede.
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Meer informatie op www.differit.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
