“DocuFlow maakt inkoopcontracten makkelijker, voor ons en onze onderaannemers.”
Aannemersbedrijf Kuiper Groep werkt veel samen met onderaannemers, die volgens een inkoopcontract aan de slag gaan. Functioneel Beheerder Bart van Elsacker vond in DocuFlow de ideale aanvulling op AFAS om inkoopcontracten makkelijker, slimmer en overzichtelijker te maken.
Kuiper Groep is als Arnhems familiebedrijf al sinds 1902 actief in de bouwbranche en speelde na de oorlog een rol in de herbouw. Met 65 vaste medewerkers en een schil van flexibele medewerkers specialiseert de groep zich vandaag de dag in ontwikkeling, bouw en opmaat (onderhoud). Bart van Elsacker is sinds 2019 Functioneel Beheerder bij Kuiper Groep. In zijn rol is hij voor collega’s het eerste aanspreekpunt voor ICT-vragen en beheert hij het ERP-systeem AFAS. Sinds 2023 beheert Bart ook DocuFlow. Wat was de aanleiding om met DocuFlow te gaan werken?
Ondertekenen met een klik
“Vroeger gingen inkoopcontracten nog per post naar de onderaannemers. Die werden vervolgens weer per post ondertekend retour gestuurd en ingescand. Dat was best omslachtig en al snel raakte je de draad kwijt.”, vertelt Bart. Nu gaat dat met AFAS veel sneller, al miste er nog wel iets aan het ERP-systeem: “Met AFAS kun je goed workflows bouwen, maar een nadeel is de flow bij een contract aan externen. Om een contract te ondertekenen, moeten onze onderaannemers een account aanmaken en inloggen op het portaal van AFAS. Veel onderaannemers, zoals timmermannen, zijn minder digitaal aangelegd of hebben geen zin en tijd om veel stappen te doorlopen. We vroegen ons af of dat niet slimmer kon. Dat kon, met DocuFlow van Documizers. Nu krijgen ze een mailtje en ondertekenen
ze met een klik.”
Dankzij DocuFlow gaan inkoopcontracten nu snel en makkelijk en hebben we altijd overzicht.
Vertrouwd door AFAS
Uit de lijst met officiële partners van AFAS, kwam Documizers op het netvlies van Bart: “Ik vind het belangrijk dat Documizers een vertrouwd partner van AFAS is, alleen al uit privacy- en compliance-overwegingen. Het contact verliep heel prettig, met goede en snelle communicatie. Documizers denkt
heel goed mee in het voortraject. Niet in hokjes, maar in oplossingen. Ook tijdens de implementatie verliep de samenwerking soepel en goed. De eerste versie van ons proces had nog wat bijschaving nodig, daar planden ze met ons een sessie voor in. Onze flow voor inkoopcontracten loopt nu veel makkelijker en laagdrempeliger.”
“Op jaarbasis besparen we met DocuFlow tot zo’n 200 uur aan werk.”
Beter proces voor inkoopcontracten
Het proces voor inkoopcontracten bij Kuiper Groep vindt voor het grootste deel geautomatiseerd plaats:
- Het inkoopcontract wordt in AFAS gegenereerd en klaargezet.
- Kuiper Groep vult het Word-document aan met variabele afspraken, zoals over het afvoeren van vuil en uploadt het weer in AFAS.
- Het inkoopcontract wordt intern ondertekend via AFAS.
- DocuFlow pakt het inkoopcontract op en converteert het naar een e-mail, die automatisch wordt verstuurd.
- De onderaannemer ondertekent het inkoopcontract via de link in de e-mail en landt vervolgens op de website van Kuiper Groep.
- Zodra het contract ondertekend is, komt het retour en zorgt DocuFlow ervoor dat het contract gearchiveerd wordt in AFAS.
- Kuiper Groep krijgt een seintje als het inkoopcontract is ondertekend en kan elk moment de status inzien van de lopende contracten.
Winst in snelheid, overzicht en gemak
Het nieuwe documentproces voor inkoopcontracten bespaart Kuiper Groep veel tijd: “Tijd die voor het
grootste deel zat in het sturen van e-mails en het checken van de status. Gemiddeld scheelt het ons 30 minuten per inkoopcontract. Op jaarbasis betekent het een tijdsbesparing tot zo’n 200 uur. Bovendien weten we nu precies wat de contractstatus is en dus ook welke actie we moeten ondernemen. De grootste winst voor ons is het gemak voor onderaannemers. Wij willen wel digitaliseren, maar vinden dat onze leverancier geen extra moeite zou hoeven doen.”
“In de bouw kennen we veel piekmomenten. Dan is het handig als je ruimte creëert door documentstromen te automatiseren.”
DocuFlow voor de bouw
Bart denkt dat DocuFlow voor meer bouwbedrijven een uitkomst biedt: “In de bouw kennen we veel piekmomenten tijdens projecten, dan is het handig als je ruimte creëert om mogelijke problemen voor te zijn. Dat lukt door documentstromen te automatiseren. Daarnaast dek je met een goed inkoopcontract risico’s af en maak je duidelijke afspraken. Want je weet wel met wie je zaken doet, maar niet altijd welke vakman er komt. Dankzij DocuFlow gaat ons proces rond inkoopcontracten nu makkelijk en hebben we altijd overzicht. Je bespaart bovendien veel tijd én hoeft niet telkens de routinehandelingen te doen die je liever niet doet.”
Tip: begin klein en laat het zien
Bart sluit af met een tip voor als je als bouwbedrijf met DocuFlow wil starten: “In de bouw lopen we over het algemeen niet altijd voorop in digitalisering. Wij zijn met ons bedrijf koploper op het gebied van documentmanagement en zijn nu ook bezig met de overgang naar Sharepoint. Digitalisering
is verandering. Mijn tip zou dus zijn om klein te beginnen en bij collega’s draagvlak te creëren door te laten zien dat het nut heeft. Dat je de tijd die je erin investeert, terug krijgt. Met DocuFlow laten we dat al zien.”
Alles weten over DocuFlow voor de bouw
Download de Bouwbrochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Meer informatie op www.kuipergroep.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
