Interview met Patrick de Jong, IT-manager en Mariska van der Mark, Servicedeskmedewerker.
Schipper beheert documentprocessen met Documizers
De tijd dat accountants met veel stapels papier in de weer waren, is wel voorbij. Ook Schipper Accountants maakt dankbaar gebruik van digitale oplossingen op de werkvloer. Zoals DocuFlow. Daarmee kan een organisatie heel eenvoudig haar documentprocessen beheren. Zelfs als die werkvloer door corona tevens de huiskamervloer is …
Ook in de accountancy volgen digitale ontwikkelingen elkaar razendsnel op. ‘Wij zijn vanuit onze IT-afdeling vooral gericht op het effectief inzetten van oplossingen voor onze organisatie’, zegt IT-manager Patrick de Jong. Eén van die oplossingen is DocuFlow van Documizers. Daarmee kunnen organisaties hun documentprocessen beheren. En kunnen medewerkers bijvoorbeeld simpel en snel documenten aanmaken.
Documenten genereren
Schipper Accountants werkte al sinds mensenheugenis met sjablonen, in systemen als WordPerfect en Word. Eén en al maatwerk, vertelt Patrick. ‘Op een gegeven moment zijn wij overgestapt naar het ERP-systeem van AFAS. We vroegen ons af hoe we binnen AFAS op een effectieve manier documenten konden genereren. Het antwoord was DocuFlow van Documizers, dus dat product hebben we aangeschaft.’ Schipper Accountants was meteen af van al het handmatige maatwerk, want DocuFlow is een standaardproduct dat beschikt over alle gewenste functionaliteiten, inclusief een automatische koppeling met AFAS. ‘Véél handiger’, zegt Mariska van der Mark. Als servicedeskmedewerker is zij verantwoordelijk voor het sjabloonbeheer in DocuFlow. ‘Je hoeft niets meer handmatig in te geven, de gegevens en waardes van de klant komen automatisch uit AFAS.’
Pure tijdswinst
Nu het maken van documenten automatisch gaat bij Schipper, is een optimalisatieslag nabij. Mariska: ‘Optimaliseren betekent voor ons dat onze medewerkers steeds minder gegevens zelf nog in hoeven te vullen. Het systeem bepaalt als het ware zelf welke tekst waar in het document komt. Het komt steeds dichter bij dat medewerkers met één druk op de knop een document kunnen genereren. Dat scheelt in sommige gevallen tot wel 10 minuten per document. Een gigantische vooruitgang!’ ‘Pure tijdwinst’, beaamt Patrick. ‘Door standaardisatie en uniformiteit kunnen we daarnaast de kwaliteit beter garanderen, taalkundig en vaktechnisch. Een document kan zó de deur uit. Daar hoeft nagenoeg
geen secretaresse meer naar te kijken.’
Bahama's
Juist in deze (post-)coronatijd is dat ontzettend handig, zegt Mariska. ‘DocuFlow werkt voor iedereen hetzelfde, of ze nu op kantoor in Vlissingen zitten, of op kantoor in Breda. En ook thuis hebben ze toegang tot de systemen, het werkt verrassend goed allemaal.’ Patrick: ‘Medewerkers kunnen op de Bahama’s werken als ze dat willen …’ Mariska: ‘De collega’s die graag een documentje printen zijn nu wel tot de ontdekking gekomen dat printen helemaal niet altijd nodig is.’
‘Je hoeft niets meer handmatig in te geven, de gegevens en waardes van de klant komen automatisch uit AFAS.’
Goede klik
Behalve dat het product naar wens functioneert, klikt het goed met de mensen erachter. ‘Het is fijn dat Documizers een kleine organisatie is, die dicht bij de klant staat. Ze luisteren goed naar ons’, zegt Patrick. Mariska: ‘Het contact is plezierig. Als ik tekst en uitleg nodig heb over sjablonen, kan ik telefonisch of per mail contact opnemen. Dat geldt ook als ik bijvoorbeeld een probleem heb met het aanmaken van een gebruiker. Degene die ik aan de lijn krijg, kent onze organisatie en weet wat we doormaken aan veranderingen.’
De volgende stap
Het genereren van documenten heeft Schipper Accountants op orde gekregen met DocuFlow. In de nabije toekomst wil het bedrijf het documentproces nog verder automatiseren. ‘Ik ben heel benieuwd wat Documizers in de optimalisatie verder nog voor ons kan doen’, besluit Patrick.
Advies voor overstappende accountants
Gebruikers meenemen in digitale ontwikkelingen kan lastig zijn. IT-manager Patrick de Jong van Schipper Accountants merkt dat verandering al gauw op weerstand stuit. Voor accountantskantoren die
overstappen naar DocuFlow van Documizers heeft hij goed advies: ‘Zorg voor training en uitleg en voor mensen op de werkvloer die vragen kunnen beantwoorden. Zo laat je zien dat andere tooling zorgt voor een ander resultaat, en maak je de winst ervan duidelijk. In de accountancybranche is er altijd tijdsdruk. Alles wat in eerste instantie niet effectief lijkt, stuit op weerstand. Als iemand aan de voorkant extra werkzaamheden moet gaan doen, moet je goed duidelijk maken dat het aan de achterkant tijd bespaart.’
‘Het is fijn dat Documizers een kleine organisatie is, die dicht bij de klant staat. Ze luisteren goed naar ons.’
Over Schipper Accountants
Schipper Accountants BV werd opgericht in 1938. Inmiddels heeft het bedrijf tien vestigingen in ZuidwestNederland, met een totale omzet van 32 miljoen euro. Met circa 375 medewerkers biedt Schipper Accountants ondernemers een full-service dienstverlening op het gebied van accountancy, belastingadvies, accountantscontrole, pensioenadvies, corporate finance en personeelsdiensten.
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op schipperaccountants.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
