Interview met Frederik Hessels. Senior Accountmanager bij Logic Vision
"We zijn nu elk jaar 200 uur minder kwijt aan het verwerken van offertes."
Logic Vision helpt bedrijven uit binnen- en buitenland met het optimaliseren van bedrijfsprocessen met het ERP-pakket Microsoft Dynamics 365 Business Central. Al bijna 25 jaar, met een team van 45 mensen vanuit Hardinxveld-Giessendam. Senior Accountmanager Frederik Hessels weet wel waar de kracht van Logic Vision in zit: “We werken met name voor maritieme, olie-, gas- en productiebedrijven en hebben speciaal voor deze branches functionaliteiten aan het pakket toegevoegd.”
Onnodig veel offertewerk
In zijn rol als Senior Accountmanager werft Frederik nieuwe klanten en laat hij bestaande klanten groeien. In beide gevallen zijn offertes essentieel in de besluit-vorming bij klanten. Maar het proces om die offertes te maken liet veel te wensen over, vond Frederik: “We maakten eerst onze offertes op in Word en printten ze uit. Daarna moesten ze intern ondertekend worden door twee mensen. Hadden we eenmaal de handtekeningen, dan scanden we de offertes in, printten ze weer uit op briefpapier en mailden ze naar de klant.”
“Door het inscannen kregen onze prospects en klanten van die vervaagde offertes.”
Het goede voorbeeld geven
Het ingewikkelde offerteproces was één, de weinig professionele uitstraling van de offertes was twee. Frederik: “Door het inscannen kregen onze prospects en klanten van die vervaagde offertes.” Hoog tijd voor een snellere en mooiere oplossing, vonden Frederik en zijn collega’s: “Wij prediken altijd dat je moet automatiseren, dan moeten wij zelf natuurlijk het goede voorbeeld geven.”
“Al snel zette Logic Vision DocuFlow ook in voor HR-documenten zoals arbeidsovereenkomsten.”
Tijd voor een slimmere oplossing
Frederik ging op zoek naar een betere oplossing voor het maken van de offertes, inclusief digitaal ondertekenen: “Ik kwam in eerste instantie uit bij DocuSign, maar daar kreeg ik geen goede eerste indruk van. Via QBS Group kwam ik in contact met Documizers en ontdekte ikDocuFlow, dat was wat ik zocht.”
Sinds 16 februari 2021 werkt Logic Vision met DocuFlow en al in het eerste jaar merkte Frederik resultaat: “Per jaar versturen we zo’n 200 offertes. Op elke offerte besparen we nu een uur arbeid. Elk jaar dus minimaal 200 uur, nog los van de tijd die offertes op een bureau lagen te wachten op een handtekening.” Al snel zette Logic Vision DocuFlow ook in voor HRdocumenten zoals arbeidsovereenkomsten.
Winst in tijd en representatie
Frederik kijkt tevreden naar de nieuwe werkwijze en resultaten: “Er staat nu een goed sjabloon voor onze documenten. We besparen tijd, inkt en papier. Ook onze klanten besparen, want ook zij hoeven niets meer uit te printen of handmatig te ondertekenen. Onze documenten zien er representatief uit en ik heb het idee dat onze offertes mede daardoor ook makkelijker ondertekend worden.”.
“Ik heb het idee dat onze offertes nu makkelijker ondertekend worden.”
Het nieuwe documentproces in kaart
Logic Vision gebruikt Microsoft Dynamics 365 for Sales voor het vastleggen van onder meer contactgegevens en contracten. Vanuit daar worden de documenten opgesteld in Microsoft Word en PDF en verzonden via Outlook. Logic Vision gebruikt ook ‘Digitaal ondertekenen’ van DocuFlow.
Documentproces voor offertes
- DocuFlow haalt de benodigde gegevens voor de offerte op in Microsoft Dynamics 365 for Sales.
- DocuFlow maakt de offerte aan in Word en Sales vult die aan.
- Offertes worden eerst intern ondertekend door leden van het MT.
- DocuFlow verstuurt de offerte via Outlook en slaat het document met de handtekeningen van interne ondertekenaars op.
- Prospect of klant ontvangt de offerte, ondertekent digitaal en krijgt een bevestiging en een kopie van de overeenkomst.
- Logic Vision ontvangt de getekende offerte retour en DocuFlow slaat deze definitief op in Sharepoint, met een e-mailnotificatie naar Sales en het MT.
Documentproces voor HR-documenten
- Het betreffende document wordt door HR opgesteld in Word.
- Het Word-document wordt via DocuFlow voorzien van een naam en e-mailadres van de ondertekenaar en wordt vervolgens via Outlook verstuurd naar de (nieuwe) medewerker.
- De medewerker ontvangt een e-mail met een url naar het contract.
- DocuFlow slaat het contract op als ‘nog niet getekend’.
- De medewerker bekijkt het contract in een beveiligde omgeving.
- De medewerker ondertekent digitaal en ontvangt een bevestiging.
- Het contract wordt ondertekend en gemaild naar HR zodat het contract op een afgeschermde omgeving kan worden opgeslagen.
Microsoft Dynamics 365 en DocuFlow
Dat DocuFlow het goed doet met Microsoft, kan Frederik beamen: “Het werkt heel handig samen. Het hele proces is nu grotendeels geautomatiseerd. Wij kunnen onze emails nog aanpassen met randafspraken, voorwaarden en projectdocumentatie. We hebben nu superstrakke offertes, die wij en onze klanten makkelijk kunnen ondertekenen. Dat is ook ideaal voor onderweg of voor als we thuiswerken.”
Niet voor niets adviseert Frederik nu ook aan zijn klanten om DocuFlow in te zetten: “Ik ben ambassadeur. Mijn klanten hebben ook vaak goedkeuringsflows waarbij DocuFlow heel handig is. De implementatie is soepel en duurde bij ons maar twee dagen. Je werkt er al vanaf het begin meteen heel makkelijk mee.”
"De implementatie is soepel en duurde bij ons maar twee dagen. Je werkt er al vanaf het begin meteen heel makkelijk mee."
Over Logic Vision
Als gecertificeerd Microsoft Gold Partner ondersteunt Logic Vision organisaties die gebruikmaken van Microsoft Dynamics 365 Business Central bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Het team bestaat uit 45 vakspecialisten. Logic Vision is gevestigd in HardinxveldGiessendam.
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op alistar.net/nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
