Maak jij offertes in Word? Zo maak je offertes slimmer en efficiënter!
Offertes maken. Voor veel salesmedewerkers is het een tijdrovende klus. Het hoort erbij, maar echt leuk is het meestal niet. Toch is een offerte ontzettend belangrijk. Het geeft de klant niet alleen een prijsvoorstel, maar ook een eerste indruk van je organisatie. Een foutloze en professionele offerte wekt vertrouwen en vergroot de kans op succes.
Veel bedrijven gebruiken een documentengenerator vanuit hun informatiesysteem, waarvoor soms ingewikkelde code nodig is of waar grafisch weinig mogelijk is. Andere bedrijven maken offertes in externe systemen. Maar veel organisaties zitten niet te wachten op wéér een extra applicatie en willen liever werken in een vertrouwde omgeving. Offertes maken in Microsoft Word blijft daarom voor velen de voorkeur hebben.
Maar hoe maak je offertes in Microsoft Word slim en efficiënt, zodat je tijd bespaart?
Wat je in dit artikel leest
- Is offertes maken in Word wel de beste keuze?
- Waarom DocuFlow de slimme oplossing is voor offertes maken in Word
- Enkele functies van DocuFlow in Word:
- Offertes maken op basis van templates met bouwstenen
- Alle bouwstenen op een rij
- Naadloze integratie met je ERP- of CRM-systeem
- Voorbeeldoffertes opgemaakt in Word met DocuFlow
- Dit levert DocuFlow jou op
- Uitlegvideo: Hoe werkt DocuFlow?
Is offertes maken in Word wel de beste keuze?
De meeste organisaties werken graag met Microsoft Word. Het is een bekend en vertrouwd programma voor veel medewerkers. Dat is een groot voordeel. Toch is het handmatig opstellen van offertes in Word misschien niet helemaal wat je zoekt. Het kopiëren, plakken, klikken, tikken en zoeken, kost medewerkers veel tijd per offerte. Bovendien is de kans op fouten groot. Wat als medewerkers kunnen blijven werken met het vertrouwde Word, maar offertes automatisch worden opgesteld, met de juiste inhoud, opmaak, klantgegevens en data? Dat kan met DocuFlow: dé koppeling tussen jouw informatiesysteem (CRM/ERP) en MS Word.
Waarom DocuFlow de slimme oplossing is voor offertes maken in Word
Met DocuFlow maak je offertes in Word, maar dan mét de extra functionaliteiten van DocuFlow. En nu hoor ik je denken: “Hé, een externe applicatie, terwijl we het net hadden over dat bedrijven niet zitten te wachten op wéér een extra applicatie?” Klopt! Maar hier is het verschil: DocuFlow is volledig geïntegreerd in Word en daardoor praktisch onzichtbaar. Je werkt nog steeds in je vertrouwde Word, maar met de kracht van DocuFlow op de achtergrond. Je merkt nauwelijks dat je met DocuFlow werkt, maar je profiteert wel van de automatisering, foutreductie en efficiëntie die het biedt. Klinkt goed, toch?
Enkele functies van DocuFlow in Word:
- Slimme templates op basis van bouwstenen
- Offertes worden automatisch opgemaakt
- Integratie met CRM/ERP-systeem en Word
- DocuFlow werkt op de achtergrond
- Eenvoudig digitaal te ondertekenen
"Met één druk op de knop genereert DocuFlow een complete offerte met de juiste gegevens uit je systeem."
Naadloze integratie met je ERP- of CRM-systeem
DocuFlow werkt naadloos samen met je bestaande ERP/CRM-systeem. Je hoeft niet meer te schakelen tussen verschillende applicaties of handmatig gegevens over te nemen. Met één druk op de knop genereert DocuFlow een complete offerte met de juiste gegevens uit je systeem.
Wat levert dit op? Je bespaart kostbare tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een consistente uitstraling van je offertes. En het beste van alles? Je team blijft werken in de vertrouwde omgeving van Word. Zo houd jij meer tijd over voor wat écht telt: het binnenhalen van de deal.
Offertes maken op basis van templates
Met DocuFlow maak je offertes op basis van templates die al zijn gevuld met bouwstenen zoals huisstijl, tekstblokken, data en prijzen. Deze bouwstenen worden automatisch aangevuld met informatie uit je informatiesysteem. Daarnaast kun je gebruik maken van als/dan-beslissingsregels, waardoor de offerte zich automatisch aanpast op basis van de beschikbare informatie. Ontbreekt er iets in je systeem? Geen probleem! Via een eenvoudig vraag-en-antwoordmodel vul je de missende gegevens snel aan.
“DocuFlow benut de kracht van MS Word voor slimme koppelingen, velden en formules. Zo worden offertes beter en processen efficiënter.”
Alle bouwstenen op een rij
Templates op basis van bouwstenen
- Huisstijl
Automatische toepassing van logo’s, kleuren, lettertypes en opmaak voor een consistente uitstraling. - Tekstblokken
Vooraf gedefinieerde standaardteksten die je eenvoudig kunt invoegen. - Dynamische velden
Automatisch ingevulde klantgegevens, offertespecificaties en prijzen rechtstreeks uit je ERP- of CRM-systeem. - Voorwaardelijke inhoud
Als/dan-beslissingsregels die bepaalde secties toevoegen of weglaten op basis van beschikbare informatie. - Product- en prijslijsten
Automatisch ingevulde tarieven en producten op basis van de gekozen klant of offerte-inhoud. - Vraag- en antwoordmodel
Mogelijkheid om ontbrekende gegevens in te vullen via een interactieve invoermethode. - Meertalige templates
Offertes eenvoudig genereren in verschillende talen op basis van klantvoorkeuren. - Bijlagen en voorwaarden
Automatische toevoeging van standaarddocumenten zoals algemene voorwaarden of brochures. - Handtekeningen of goedkeuringen
Optie om digitale handtekeningen of interne goedkeuringsprocessen toe te voegen.
Offertes opgemaakt in Word met DocuFlow
Offerte
TSA Safety Services
Offerte
Documizers
Offerte
Jonkman Opleidingen
Dit levert DocuFlow jou op...
- Professionele en gepersonaliseerde offertes
- Altijd in huisstijl en gestandaardiseerde lay-out
- Onbeperkte vrijheid bij het samenstellen van offertes
- Geen vertragingen door handmatig werk
- Verhoogde klanttevredenheid
- Vermindert kans op fouten
- Eenvoudig digitaal ondertekenen van offertes
- Snellere goedkeuring van klanten
- Volledige traceerbaarheid van ondertekeningen
- Jouw offerteproces loopt als een geoliede machine
UITLEGVIDEO
Hoe werkt DocuFlow? Bekijk het hier.
Verbeter je offerteproces met DocuFlow
Met DocuFlow maak je offertes sneller, efficiënter en professioneler eenvoudig met de vertrouwde applicatie van Word. Dankzij de slimme automatiseringen en integraties bespaar je tijd, voorkom je fouten en lever je consistent hoogwaardige offertes. Wil je ontdekken hoe DocuFlow jouw offerteproces kan verbeteren? Plan dan een demo in.
Benieuwd hoe onze offerte software DocuFlow eruitziet en werkt?
