Support

Zo laat je DocuFlow e-mails automatisch verwerken

Productblogs
(Her)gebruiken
Dit artikel is geschreven voor gebruikers van documentoplossing DocuFlow.

Laat DocuFlow binnenkomende e-mails automatisch oppakken en verwerken.

Als relaties een formulier invullen op de website, komen deze vaak per e-mail binnen in jouw organisatie. Denk aan binnenkomende supportvragen, event-inschrijvingen, sollicitaties, informatieaanvragen of klachten. Wist je dat DocuFlow allerlei acties kan verbinden aan die binnenkomende e-mails en je daarmee veel tijd kan besparen?


Dus stel, iemand vult een formulier in op de website en jij ontvangt daarover een bericht? Dan kan DocuFlow de e-mail uitlezen, een automatisch antwoord sturen, de contactgegevens verwerken in CRM en nog veel meer. In dit artikel lees je over de acties die DocuFlow kan starten op basis van binnenkomende e-mails.

Deze taken neemt DocuFlow van je over

Je geeft DocuFlow opdracht om één of meerdere acties uit te voeren nadat een e-mail binnenkomt. Deze acties kan je zelf starten door op één knop te klikken, of volledig automatisch laten uitvoeren door DocuFlow. Hieronder een greep uit de mogelijkheden:

 

  1. Een persoonlijke e-mail terugsturen als reply (met of zonder bijlage).
  2. E-mail archiveren, lokaal of in cloud.
  3. E-mail opslaan in het informatiesysteem (CRM/ERP).
  4. Een workflow starten in het informatiesysteem.
  5. Informatie uitlezen en invoeren in het informatiesysteem.
  6. De bijlage digitaal (laten) ondertekenen.
  7. En nog veel meer…

Onze consultants helpen je graag om het proces naar wens voor je in te richten.

Voorbeeldvideo: webinaraanmeldingen automatisch bevestigen en archiveren.

In deze video laat onze nieuwe Supportmedewerker, Manon de Jong, zien hoe je DocuFlow opdracht geeft om aanmeldingen voor een webinar te verwerken. DocuFlow leest de binnenkomende berichten uit, stuurt deelnemers een bevestiging, archiveert de aanmelding en verzendt herinneringen. Bekijk de video

Wist je dat?

Een documentproces ook kan starten vanuit een bestaand document?

Niet in alle gevallen start het documentproces met het genereren van een document. Soms start het documentproces bijvoorbeeld op basis van een bestaand document of een binnenkomend bericht. DocuFlow kan inkomende documenten en e-mails uitlezen, op de juiste plek archiveren, er een workflow aan koppelen en nog veel meer. Meer weten? 

Startersvideo: bestaande documenten (her)gebruiken

Even terug naar het begin. Wat is dat. (her)gebruiken van documenten? Wat zijn de voordelen en wat levert het op? Je leert het in deze video.

Meer DocuFlow tips? Lees ook een het artikel ‘Tekstblokken in documentsjablonen’.

Wat is DocuFlow?

Documizers helpt organisaties met het vereenvoudigen en automatiseren van document- en emailprocessen. De documentoplossing DocuFlow bevat een unieke combinatie van functionaliteiten. Deze zorgen ervoor dat acties zoals het genereren, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van documenten, samen één soepel lopend proces vormen.

 

Docuflow 6 web

Andere productblogs

Zoekt en gij zult vinden

Bekijk ook de FAQ voor de veelgestelde vragen.

FLOW