Interview met Stephan van Reisen. Databasemanager bij Stichting Aap
DocuFlow geeft Stichting Aap het goede gevoel
Het uitbannen van exotisch dierenleed, daarvoor zetten de medewerkers van Stichting AAP zich in. Om dat doel te bereiken zijn donateurs van levensbelang. DocuFlow vergemakkelijkt het contact met en de informatiestroom richting de donateurs. Databasemanager Stephan van Reisen vertelt over het hoe en wat.
Dat Stichting AAP zich alleen inzet voor apen, is een misverstand. ‘We zijn wel begonnen met apen, maar inmiddels richten we ons op veel meer uitheemse zoogdieren’, zegt Stephan van Reisen. Als databasemanager is hij verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de donateursdatabase.
Belang van donateurs
Net als andere goede doelen worstelt Stichting AAP met het op peil houden van het donateursbestand. Vooral jonge mensen steunen een goed doel vrijwel alleen nog incidenteel. ‘Het afgelopen jaar zakte het aantal donateurs zelfs tot onder de 50.000, terwijl we in 2018 nog bijna 55.000 geldschieters hadden’, zegt Stephan. Het is dus van essentieel belang voor AAP om donateurs aan zich te binden en professioneel met hen te communiceren. Daar komt DocuFlow om de hoek kijken.
Kloppende en verzorgde correspondentie
Gekoppeld aan de donateursadministratie in Salesforce zorgt het systeem van Documizers ervoor dat AAP documentprocessen kan beheren. ‘Het zorgt voor kloppende en verzorgde correspondentie, over bijvoorbeeld een adoptiecertificaat of incassoovereenkomst’, verduidelijkt Stephan. ‘Er zijn niet zoveel
systemen die documenten integreren met Salesforce, en degene die er zijn doen documentgeneratie er een beetje bij. Dan krijg je te maken met bijproducten van andere producten. Voor Documizers is het beheren van documentprocessen de core business én het is een Nederlands bedrijf. Het is wel zo prettig om met Documizers te kunnen schakelen in je eigen taal. Een helpdesk wil je bovendien graag
overdag kunnen bellen, in plaats van dat je met Amerikaanse kantoortijden hebt te dealen.’
'Gekoppeld aan de donateursadministratie in Salesforce zorgt het systeem van Documizers ervoor dat AAP documentprocessen kan beheren.'
Goede partnerrelatie
Hij vindt het fijn dat Documizers geen software-kolos is. ‘Met een kleiner bedrijf kun je een goede partnerrelatie opbouwen. Dat spreekt mij aan. Het is prettig om met elkaar mee te kunnen denken. Zij denken niet alleen met ons mee, omgekeerd geldt het ook. Wij willen onze documenten en formulieren graag op een bepaalde manier opgebouwd hebben en data over de documentenstroom kunnen opslaan in Salesforce. We merken dat Documizers bereid is daarnaar te kijken. Het is plezierig en snel schakelen en ze gaan serieus en uiterst professioneel om met onze vragen. Ze lossen ook veel ‘dingetjes’ op doordat ze samen met ons optrekken. Het apostrofje in een HTML-veld ’sHertogenbosch bijvoorbeeld, is nu geen ‘hekje 39’ meer dat we handmatig moeten oplossen. Als het systeem iets niet kan, dan heb ik er vertrouwen in dat onze wens op een lijstje komt en dat het geregeld wordt. Dat geeft een goed gevoel, en dat hadden we nodig. Je merkt dat er groei zit in het systeem. Ook aan onze kant: digitaal ondertekenen kan een volgende stap zijn, bijvoorbeeld bij het opzetten van de periodieke schenkingen in DocuFlow.’
Professionaliteit
Over DocuFlow kan Stephan verder kort zijn: ‘Ik ben blij, en de gebruikers op onze donateursadministratie ook. Het is gewoon een kwaliteitsproduct. Een nieuwe oplossing is nooit een ‘piece of cake’, DocuFlow ook niet. Maar het is een logisch systeem, het is te begrijpen. Voorheen zat ik minimaal een halve dag te pielen om een brief te maken.
Nu heb ik ‘m binnen een half uur tot een uur klaar. Dat scheelt echt veel tijd in beheer. De dienstverlening richting onze donateurs kunnen we nu professioneel inrichten. Dat draagt zeker bij aan het op peil houden van ons donateursbestand.’
Over DocuFlow kan Stephan verder kort zijn: ‘Ik ben blij, en de gebruikers op onze donateursadministratie ook. Het is gewoon een kwaliteitsproduct.'
Over Stichting Aap
Stichting AAP wil op een duurzame manier het welzijn verbeteren van uitheemse, niet gedomesticeerde zoogdieren. Dat doet de stichting door praktische opvang te combineren met wetgeving en beleid, waar mogelijk in samenwerking met partnerorganisaties. Daarnaast doet de stichting lobbywerk in Brussel om te voorkomen dat mensen thuis exotische dieren houden die hiervoor ongeschikt zijn. Bij Stichting AAP werken ca. 90 mensen, verdeeld over 70 fte. Ook kan de stichting rekenen op ruim 220 vrijwilligers. In AAP Primadomus, het Spaanstalige opvangcentrum van AAP, werken ook nog eens 21 vaste medewerkers en 17 vrijwilligers.
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op aap.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
