“De HR-afdeling van KNVB bespaart tijd en wint kwaliteit met DocuFlow”
De KNVB is de grootste sportbond van Nederland met ruim 1,2 miljoen leden. De HR-afdeling had met meer dan 500 medewerkers en 600 oproepkrachten de handen vol aan arbeidscontracten en personeelsadministratie. HR-adviseur Ward van Eck wilde een einde maken aan het handmatige en foutgevoelige werk en koos daarom in 2021 voor Documizers.
Automatisch anders
Van Eck ondervond zelf dat het documentproces van de KNVB voor verbetering vatbaar was: “Het bestond uit veel stappen, vroeg om veel handmatig werk en dus ook om fouten. Dat moest anders.
Samen met mijn collega HR-adviseur Marieke van Eck hebben we een ideale situatie geschetst. Met onze wensen kwamen we uit bij Documizers en hun oplossing DocuFlow. Daar werken we nu een
jaar mee en dat gaat perfect; alles loopt precies zoals we het wilden.”.
“Nu krijgt elke nieuwe collega een fraai document, een mooi visitekaartje van onze organisatie.”
Soepel proces zonder omkijken
De KNVB heeft met Documizers het documentproces ingericht voor mensen die nieuw in dienst komen. Van Eck: “Dat werkt nu heel soepel. De leidinggevende voert de nieuwe collega in op AFAS Insite, DocuFlow pakt het vanaf daar automatisch op. Een directielid ondertekent en de nieuwe medewerker krijgt een e-mail met een link om online te ondertekenen. Daarna belandt de overeenkomst automatisch in het dossier en krijgen we daar een seintje van. Zo zien we ook precies welke contracten nog niet zijn ondertekend en hebben we er bijna geen omkijken meer naar.”
Warm welkom voor nieuwkomers
De mogelijkheden in AFAS om documenten fraai op te maken waren beperkt. Met DocuFlow kan de KNVB nieuwe collega’s een warmer welkom geven: “Het oude contractformat was een wit A4’tje met
ons logo. Nu is het helemaal mooi opgemaakt met foto’s en tekstvakken. Met Docuflow maak je dat supermakkelijk zelf op. Nu krijgt elke nieuwe collega een fraai document in een nette e-mail met een
leuke welkomsttekst, een mooi visitekaartje van onze organisatie.”
“We besparen nu al een dag arbeid per week, daar komt straks nog een dag bij.”
Meer tijd, meer kwaliteit
Wat levert DocuFlow op voor de HR-afdeling van KNVB?
Van Eck: “Elk jaar hebben we een grote piek met oproepkrachten, dan merken we extra goed dat DocuFlow ons heel veel tijd bespaart. Ik schat een dag per week. Als we ook de verlengingen en wijzigingen met DocuFlow gaan automatiseren, komt daar nog een dag bij.” Ook de kwaliteit is verhoogd, merkt Van Eck: “De documenten passen nu perfect in ons hele onboardingtraject. We krijgen er veel mooie reacties op. Het is nu echt ons visitekaartje geworden en dat kan net het verschil maken, zeker bij de huidige krapte op de arbeidsmarkt.”
Het nieuwe proces in kaart
KNVB gebruikt AFAS voor de brondata. De documenten worden opgesteld in Microsoft Word en PDF en verzonden via Outlook. KNVB gebruikt ook ‘Digitaal ondertekenen’ van DocuFlow
Contracten
- De leidinggevende voert de nieuwe medewerker in op AFAS Insite.
- DocuFlow stelt het arbeidscontract op met dejuiste onderdelen.
- De HR-adviseur controleert het document en de afspraken.
- Een directielid van KNVB ondertekent het contract digitaal.
- De nieuwe medewerker ontvangt een e-mail met een link naar het contract.
- De nieuwe medewerker ondertekent digitaal en ontvangt een bevestiging.
- Het contract wordt ondertekend opgeslagen in AFAS.
“De begeleiding van Documizers is super, ze nemen je stap voor stap mee.”
Tip: begin klein
Van Eck heeft een tip voor andere HR-adviseurs die DocuFlow overwegen: “Gewoon gaan doen. En klein beginnen, met één proces. Doe dat een tijdje en kijk dan hoe je het kan uitbreiden. Stel als je wil gaan starten op hoe je het graag zou willen en leg dat neer bij Documizers. Er is veel mogelijk. En de begeleiding van Documizers is super, ze nemen je stap voor stap mee.” Naast arbeidscontracten wil de KNVB DocuFlow ook gaan inzetten voor contractverlengingen en -wijzigingen.
Klaar voor de toekomst
Van Eck en zijn team zijn enthousiast over DocuFlow: “Automatisering klinkt misschien soms als iets killer maken, maar je kunt er juist iets mooiers van maken. Bovendien kun je veel tijd besparen op werk dat minder leuk is en zo meer tijd besteden aan werk dat om maatwerk vraagt. Ik zou zeggen: investeer één keer tijd aan de voorkant van het proces en win tijd en controle terug. Wij zijn er heel blij mee!”
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Meer informatie op www.knvb.nl.
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
