Interview met Farhan Masood, Applicatiebeheerder bij Dille & Kamille
“Dille & Kamille stroomlijnt de inkoop van alle winkels met DocuFlow”
Dille & Kamille heeft 43 winkels in binnen- en buitenland en groeit nog elk jaar hard. Met de overstap van SAP naar Business Central in 2021 zocht de retailketen een nieuwe automatische oplossing voor alle inkooporders, pakbonnen, facturen en creditnota’s en vond die in DocuFlow van Documizers.
Groter groeien
Met de groei van Dille & Kamille – de formule streeft naar 5 nieuwe winkels per jaar – werd een overstap van SAP naar Microsoft Business Central gunstiger. Applicatiebeheerder Farhan Masood werkte voor die overstap samen met implementatiepartner SucceedIT: “Zij raadden DocuFlow aan voor ons documentmanagement. Daar automatiseren we nu onze inkooporders, pakbonnen, facturen en creditnota’s mee.”
“We hebben veel winkels en artikelen, dus ook veel handelingen.”
Gestroomlijnde inkoop
Met 43 winkels en een assortiment met honderden artikelen betekent de automatiseringsslag op documenten grote winst: “We hebben veel winkels en artikelen, dus ook veel handelingen. Elke dag verwerken we hier gemiddeld 8 pakbonnen. Nu gaat een pakbon automatisch naar de winkels en de printer, daarmee besparen we veel tijd en maken we ons eigen bestelproces makkelijker.”
“Ik vind de samenwerking heel belangrijk - en die is met Documizers heel prettig.”
Co-creatie
De overstap naar een nieuw systeem was groot voor Dille & Kamille. Masood: “We hebben in de eerste fase veel geoptimaliseerd. Het werkt nu, dus kunnen we de puntjes op de i zetten. Ik vind daarin de samenwerking heel belangrijk – en die is met Documizers heel prettig. Ik kan aangeven wat ik wens en zij voeren dat goed uit. Ze zijn makkelijk bereikbaar en pakken problemen netjes op. We zitten op één lijn: we denken niet in onmogelijkheden, maar in oplossingen.”
Het nieuwe proces in kaart
Dille & Kamille gebruikt Microsoft Business Central voor de brondata en AXI voor inkoop. DocuFlow handelt de documenten op de achtergrond af met Microsoft Word en Outlook.
Inkooporders
- Dille & Kamille stelt de order op in Microsoft Business Central (artikelen, aantallen etc.)DocuFlow stelt het arbeidscontract op met dejuiste onderdelen.
- DocuFlow genereert de inkooporder automatisch.
- Dille & Kamille past tekst aan per leverancier.
- De leverancier ontvangt de order automatisch per e-mail.
“Snelheid is belangrijk in retail, ook daaraan voldoet Documizers.”
Inkooporders
- Winkelmedewerker Dille & Kamille krijgt automatisch besteladvies in AXI.
- Winkelmedewerker controleert, voegt artikelen toe en verstuurt.
- Distributiecentrum in Waddinxveen ontvangtde orders.
- Distributiecentrum controleert en verwerkt order.
- DocuFlow genereert pakbon automatisch.
- Pakbon wordt uitgeprint en gemaild naar de winkels.
- De bestellingen gaan op transport.
Voor facturen en creditnota’s gaan automatische mails naar de afdeling Finance, die ze vervolgens kan
verwerken.
Daarom DocuFlow voor retailers
Waarom is DocuFlow ook een uitkomst voor andere retailers? Masood noemt samenwerking,
gebruiksvriendelijkheid en snelheid als de grootste voordelen: “In retail moet de samenwerking goed zijn. Je verwacht van een partner dat ze met je meedenken en in oplossingen denken. Bovendien moet een systeem makkelijk zijn voor alle gebruikers op alle niveaus en ook goed samenwerken met je andere systemen. En last but not least is snelheid belangrijk in retail, ook daaraan voldoet Documizers. Snel bereikbaar en snelle reactie.”
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Meer informatie op www.dille-kamille.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
