Interview met Erwin de Winter. Manager ICT & Informatie bij HandicapNL
"Alleen al op contracten besparen we 625 uur per jaar”
HandicapNL gunt de ruim twee miljoen mensen met een handicap in Nederland een waardevol dagelijks leven. Onder leiding van Manager ICT & Informatie Erwin de Winterkoos HandicapNL in 2016 voor Salesforce om nog meer impact te kunnen maken. Implementatiepartner Bluedesk CRM en Documizers werkten samen om HandicapNL te helpen aan
efficiëntere werkprocessen en meer sturing op data.
Voor HandicapNL was in januari 2016 de tijd rijp voor een nieuw CRM. De Winter: “Wij gebruikten drie verschillende systemen. Die waren verouderd en we zochten naar een oplossing die alle systemen combineert.” Daarnaast wilden Erwin en zijn collega’s data beter benutten: We waren voor data vaak afhankelijk van consultants, het was moeilijk om zelf rapportages te maken. We hadden niet het gevoel dat we eigenaar waren van de data.”
Slimmer werken met Salesforce
HandicapNL had veel CRM-systemen op het oog, ook buiten de goededoelensector. Uiteindelijk selecteerde De Winter 7 partijen, waarvan Salesforce won: “Salesforce maakt data goed toegankelijk en had zich al bewezen voor andere goede doelen. We vonden het ook heel belangrijk dat het nieuwe CRM een cloud-oplossing was. Bovendien is het ecosysteem heel uitgebreid met tal van organisaties en applicaties die je helpen om je bedrijfsprocessen te verbeteren.”
Bluedesk CRM & Documizers
Implementatiepartner Bluedesk CRM richtte Salesforce in voor onder meer donateursmanagement, projectaanvragen en Buddies; het vriendenproject van HandicapNL dat vrijwilligers koppelt aan mensen met een beperking. De Winter: “We hebben nu meer inzicht in al onze projecten. Waarom doen we dit, voor wie en hoe? Doordat we dit weten, groeien onze impact en zichtbaarheid.” Al snel bleek dat HandicapNL ook veel winst kon behalen met efficiënter documentmanagement. Daarvoor riep Bluedesk CRM in 2019 de hulp in van partner Documizers.
Makkelijkere documentstromen
De Winter: “Wij werkten voorheen met twee andere applicaties voor documentmanagement, maar de standaard heeft het nooit helemaal gedaan zoals we wilden. Ook was het moeilijk om andere templates te maken, dat moest een consultant steeds doen. Met Documizers kunnen we het allemaal zelf.” De online oplossing DocuFlow automatiseert alle document- en e-mailprocessen voor HandicapNL.
De Winter: “We kunnen nu onze brieven en e-mails opmaken en versturen vanuit Salesforce, zoals onze bedankbrief voor donateurs. Direct met alle informatie erin van de juiste persoon. Zo hoeven we niet meer eerst in Word te bewerken en uploaden, met risico’s op fouten. Met DocuFlow besparen we veel tijd en een hoop geregel.”
‘We kunnen nu onze brieven en e-mails opmaken en versturen vanuit Salesforce. Direct met alle informatie erin van de juiste persoon.'
Besparen met digitaal ondertekenen
HandicapNL bespaart veel tijd met standaardbrieven via Documizers: “Alle informatie in de documenten zit aan onze records in Salesforce vast. Het is voor ons nu een druk op de knop om te printen of mailen.” HandicapNL koos ook bewust voor Documizers om de service ‘Digitaal ondertekenen’ van Evidos. “Dat gebruiken we onder meer voor onze vrijwilligerscontracten.
Niet meer brieven over en weer, niet meer wachten op een handtekening. Ik denk dat we alleen al daarmee minstens een kwartier per contract besparen en wij hebben er zo’n 2.500 per jaar.” Als volgende wens heeft De Winter om ook alle personele contracten digitaal te laten verlopen.
Soepele samenwerking
IDe Winter waardeert de samenwerking met Bluedesk CRM en Documizers: “Bluedesk CRM had alles goed onder controle en helpt met de Service Studio snel bij kleine configuraties. Zij zorgen er ook voor dat de oplossingen die ik met Documizers bespreek, werken. Ik vind het fijn dat Documizers een Nederlandse partij is, want taal en tijdsverschillen kunnen communicatie lastig maken. Ik kan gewoon bellen en er kan iemand langskomen. Ook digitaal ondertekenen vind ik een plus, dat hadden andere partijen niet.” Als tip geeft De Winter mee: “Kijk of een oplossing standaard al brengt wat jij verwacht. Ik denk dat je niet te veel moet willen veranderen, de basis moet al goed zijn.”
“Ik denk dat we alleen al met onze vrijwilligerscontracten minstens een kwartier per contract besparen en wij hebben er zo’n 2.500 per jaar.'
Over HandicapNL
In Nederland leven ruim twee miljoen mensen met een handicap. HandicapNL gunt iedereen met een handicap een normaal, waardevol dagelijks leven. Dit doen ze vanuit Odijk met landelijke, regionale en lokale projecten zoals revalidatietrainingen, vriendschapsprojecten en ondersteuning van mantelzorgers. Bij HandicapNL werken zo’n 35 medewerkers en de organisatie telt ruim 150.000 relaties, waaronder donateurs en vrijwilligers.
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op handicap.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
