Interview met Debby Smits. Business Architect bij Logistic Force
"Logistic Force wint alleen al op 6.500 contracten minimaal een half uur per contract per jaar."
Logistic Force is met 20 vestigingen één van de grotere uitzendorganisaties in Nederland. Het bedrijf is gespecialiseerd in het uitzenden van arbeidskrachten
in de sectoren transport en logistiek en werkt met AFAS Flex als ERP-systeem. Business Architect Debby Smits liep echter tegen beperkingen van het systeem aan en koos er daarom in 2019 voor om met Documizers de gaten te dichten en de documentprocessen te stroomlijnen.
Debby Smits werkt sinds 2015 bij Logistic Force. Als Business Architect optimaliseert ze de ICT-processen van het bedrijf. Ze begeleidde er onder meer migratie van een eigen inrichting voor de flex branche binnen AFAS naar de standaard inrichting van AFAS-Flex. In december 2019 noodzaakte nieuwe wetgeving Logistic Force om snel haar arbeidscontracten om te zetten. Smits: “Door de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) waren we verplicht om onze arbeidscontracten te herstructureren. In drie weken tijd moesten we 900 contracten omzetten.” Het toeval wilde dat Smits daarvoor al kennis had gemaakt met Documizers. Na haar voorstel aan het bestuur mocht Documizers aan de slag. Smits: “Binnen drie weken stond alles klaar!”
“Ook layout-technisch is DocuFlow super, onze documenten zien er superstrak en professioneel uit.”
Meer mogelijkheden en betere looks
Met DocuFlow, de oplossing van Documizers, dicht Logistic Force de gaten die AFAS had. Smits: “In AFAS was het niet mogelijk om contracten in verschillende talen en soorten eenvoudig op te stellen. Met DocuFlow lukt dat wel. We hebben contracten in 4 talen en hebben bijvoorbeeld MUB en ZUB-varianten (Met of Zonder Uitzendbeding). DocuFlow kijkt nu automatisch naar de nationaliteit van de uitzendkracht en naar het soort contract dat nodig is. En daarna loopt het vanzelf. We maken een contract aan in het systeem, DocuFlow verstuurt ‘m automatisch, wij krijgen het contract getekend binnen en DocuFlow slaat het automatisch op in AFAS”.
Een grote plus vindt Smits ook de professionele uitstraling van de contracten: “Als bedrijf wil je een eenduidige uitstraling als je groeit. Ook layout-technisch is DocuFlow super, onze documenten zien er superstrak en professioneel uit.”
Eén keer aanpassen
De documenten van Logistic Force zijn opgebouwd uit verschillende variabelen. Smits: “Naast taal en soort contract, zijn dat voor offertes bijvoorbeeld opzegtermijn, prijsafspraken en transitievergoedingen.” Met DocuFlow maakt Logistic Force eenmalig de verschillende elementen aan, die met hulp van automatiseringsregels als variabele tekstblokken automatisch in de juiste documenten komen. Smits: “Zo hoeven we deze elementen maar één keer aan te passen voor alle documenten. Ook bij tussentijdse aanpassingen blijft het één geheel.”
Eerst contracten, nu ook offertes en meer
DocuFlow bewijst ook zijn meerwaarde voor andere documenten die Logistic Force verstuurt en verwerkt. Smits: “Vroeger stelden we onze offertes aan werkgevers handmatig op, in allemaal verschillende versies. Met DocuFlow hebben we één keer tijd geïnvesteerd in het inrichten ervan en nu besparen we heel veel tijd én hebben we een superstrakke, mooie offerte met precies de inhoud die er per specifieke offerte in moet staan.” Na de offertes volgen op korte termijn ook de ‘uitdienstbrieven’ en de loonvoorschotten.
“Met DocuFlow hebben we één keer tijd geïnvesteerd in het inrichten ervan en nu besparen we heel veel tijd én hebben we een superstrakke, mooie offerte met precies de inhoud die er per specifieke offerte in moet staan.”
Het nieuwe proces in kaart
Logistic Force gebruikt AFAS Profit voor de brondata en AFAS Insite als frontoffice. De documenten worden opgesteld in Microsoft Word en PDF en verzonden via Outlook. Logistic Force gebruikt ook ‘Digitaal ondertekenen’ van DocuFlow.
Documentproces voor contracten
- DocuFlow haalt de benodigde gegevens van de uitzendkracht op in AFAS.
- DocuFlow stelt het contract op met de juiste onderdelen.
- De uitzendkracht ontvangt een e-mail met een url naar het contract.
- DocuFlow slaat het contract op als ‘nog niet getekend’.
- De uitzendkracht bekijkt het contract in een beveiligde omgeving.
- De uitzendkracht ondertekent digitaal en ontvangt een bevestiging.
- Het contract wordt ondertekend opgeslagen in AFAS.
Documentproces voor offertes
- DocuFlow haalt de benodigde gegevens voor de offerte op in AFAS (o.a. oproep, opzegtermijn, prijsafspraken en transitievergoedingen).
- DocuFlow maakt de offerte aan en plaatst de digitale handtekeningen van alle ondertekenaars intern.
- Logistic Force bekijkt de offerte en keurt goed.
- DocuFlow verstuurt de offerte en slaat deze tijdelijk op.
- Werkgever ontvangt de offerte, ondertekent digitaal en krijgt een bevestiging.
- Logistic Force ontvangt de getekende offerte retour en DocuFlow slaat deze definitief op in AFAS.
Besparen op tijd én op fouten
De voordelen van DocuFlow laten zich duidelijk zien in een veel efficiënter proces, minder kans op fouten en een betere beleving van zowel de verzender als de ontvanger. Smits: “Het scheelt ons echt heel erg veel tijd. Vroeger moesten we nadenken over het soort contract, het handmatig aanmaken, uitprinten en mailen of opsturen. En dan ook nog langer wachten tot het retour kwam. Met alle risico’s op fouten. Nu scheelt het ons al gauw minimaal een half uur per contract. En op jaarbasis gaan er bij ons zo’n 6.500 doorheen. We zijn ook een stuk flexibeler nu, hebben meer mogelijkheden en onze documenten zien er professioneler uit.”
Ook over de samenwerking met Documizers is Smits te spreken: “Ik vind het fijn dat ik één vast aanspreekpunt heb, die weet hoe onze organisatie in elkaar zit en kennis heeft van AFAS. Als ik hulp nodig heb, krijgt ik die heel snel. Documizers pakt prio’s meteen op, het is dan dezelfde week nog geregeld.”
“We besparen met Documizers alleen al op contracten minimaal een half uur, jaarlijks verwerken wij zo’n 6.500 contracten.”
Over Logistic Force
Logistic Force is met 20 vestigingen één van de grotere uitzendorganisaties in Nederland. Het bedrijf is gespecialiseerd in het uitzenden van arbeidskrachten in de sectoren transport en logistiek.
Alles weten over DocuFlow
Download de brochure. Hierin staan alle functionaliteiten van DocuFlow uitgelegd.
Kijk voor meer informatie op logisticforce.nl
Documizers versimpelt documentprocessen met DocuFlow.
DocuFlow is een online platform dat documenten en e-mails automatisch genereert en verwerkt. De applicatie giet al jouw documenthandelingen in één document-proces en verbindt de
bijbehorende applicaties aan elkaar. Zo wordt het opstellen, versturen, digitaal ondertekenen en archiveren van bijvoorbeeld contacten, offertes of inkoopopdrachten een fluitje van een cent.
DocuFlow biedt ook voordelen als:
- Professionalisering van de communicatiestromen;
- Standaardisatie en uniforme werkwijze;
- Voorkomen van (menselijke) fouten;
- Inzicht in documentstromen;
- Centraal beheer van sjablonen, processen en documenten.
