Support Ga naar de inhoud 
Indruk maken met documenten: tips voor inhoud, opmaak en presentatie.
Steeds meer klanten beseffen dat niet alleen de inhoud, maar ook de opmaak van documenten essentieel is. Of het om een offerte, contract of overeenkomst gaat, investeren in sterke documentsjablonen loont. Een goed vormgegeven document straalt professionaliteit uit, wekt vertrouwen en voorkomt misverstanden. Het versnelt beslissingen, onderscheidt je van concurrenten en kan zelfs de conversie verhogen door een overtuigende presentatie.
Wil jij je documenten ook een opfrisbeurt geven, maar weet je niet goed waar te beginnen? In dit artikel leggen we uit hoe je met de documenttemplates in Microsoft Word, in combinatie met DocuFlow, het maximale uit je documenten haalt.
De voorbereiding: waar begin je?
Voordat je start met de invulling van de documenttemplate, is het verstandig eerst onderstaande vragen te beantwoorden. Een goede voorbereiding legt de basis voor een professioneel en functioneel resultaat. Ook voorkomt het dat je aan het einde van het ontwerpproces weer terug moet naar de tekentafel.
Beantwoord eerst de vragen:
- Wat is het doel van het document? Wat wil je ermee bereiken?
- Wie is de ontvanger of doelgroep? Voor wie is het document bedoeld en wat verwachten zij?
- Wat is de hoofdboodschap? Welke kerninformatie moet de ontvanger onthouden?
- Welke actie verwacht je van de ontvanger? Moet de lezer iets ondertekenen, reageren of ergens op klikken?
- Welke stakeholders moeten betrokken worden? Denk aan collega’s, afdelingen of klanten die input leveren of goedkeuring moeten geven.
Door deze vragen vooraf te beantwoorden, creëer je een goede basis voor een documenttemplate dat zowel inhoudelijk als visueel impact maakt.
Wie betrekken bij maken van documenttemplates?
Er zijn meerdere rollen die invloed hebben op het eindresultaat. Hoe groter de organisatie, hoe meer stakeholders betrokken zijn. Denk daarom vooraf goed na over wie je nodig hebt:
- Marketing- of communicatiecollega Bewaakt de huisstijl, schrijft de teksten en levert beeldmateriaal aan.
- Ontwerper/designer – zorgt voor een professionele en consistente vormgeving.
- Medewerker of team dat de documenten verstuurt – weet precies hoe en wanneer de documenten gebruikt worden.
- Sjabloonbeheerder – maakt het documenttemplate op in Microsoft Word.
- Procesbeheerder in DocuFlow – richt het documentproces in, zodat het automatisch gegenereerd, verstuurd, digitaal ondertekend en gearchiveerd kan worden.
- De meest vergeten stakeholder: de ontvanger – uiteindelijk is het document voor hen bedoeld. Vraag naar hun wensen, verwachtingen en ervaringen.
Door deze stakeholders vanaf het begin te betrekken, voorkom je vragen en opmerkingen achteraf, waardoor je weer terug moet naar de tekentafel.
Impact maken met mooi opgemaakte documenten? Bekijk de voorbeeldgalerij.
Raamwerkovereenkomst
VindSubsidies
Offerte
TSA Safety Services
Arbeidsovereenkomst
KNVB
Wat niet te vergeten bij tekstschrijven?
Duidelijke en aansprekende teksten vormen de kern van elk document. Of het nu een contract, offerte of uitnodiging is, de juiste informatie en woorden maken het verschil. Met deze tips zorg je voor sterke teksten:
- Bepaal je hoofdboodschap Wat wil je overbrengen? Begin met de kern en werk vervolgens subboodschappen uit.
- Schrijf helder, kort en bondig Gebruik eenvoudige taal en vermijd lange, complexe zinnen. Voeg opsommingen toe om informatie overzichtelijk samen te vatten.
- Maak je document scanbaar Gebruik duidelijke koppen, tussenkopjes en een inhoudsopgave voor een logische structuur.
- Kies een consistente aanspreekvorm Spreek je de ontvanger aan met ‘u’ of ‘jij’? Volg eventuele richtlijnen vanuit marketing en bepaal de gewenste tone of voice (formeel of informeel).
- Bepaal welke teksten vast zijn en waar variabele velden komen Markeer wisselblokken en dynamische velden die automatisch ingevuld moeten worden met DocuFlow.
- Voeg interactieve elementen toe Denk aan links, knoppen en video’s om je document aantrekkelijker en functioneler te maken.
- Maak de gewenste actie duidelijkMarkeer belangrijke onderdelen visueel, zodat de ontvanger weet wat hij of zij moet doen.
- Denk na over een bijpassende begeleidende e-mailZorg dat de tekst in de e-mail goed aansluit op het document, zowel qua inhoud als toon.
Met deze aanpak creëer je documenten die niet alleen professioneel ogen, maar ook effectief en prettig leesbaar zijn.
“DocuFlow benut de kracht van MS Word voor slimme koppelingen, velden en formules. Zo worden documenten beter en processen efficiënter.”
Belangrijke ingrediënten voor de vormgeving
Oké, de teksten staan! Nu kunnen we aan de slag met het verzamelen van de overige ingrediënten voor een indrukwekkende vormgeving. Denk hierbij aan:
- Fotomateriaal: Ga voor een persoonlijke en unieke uitstraling door foto’s te gebruiken van de werkvloer, collega’s en klanten. Het kost wat tijd en geld, maar dat betaalt zich dubbel en dwars terug. Eigen fotomateriaal maakt echt het verschil. Needless to say: gebruik zo min mogelijk stockfoto’s.
- Videomateriaal: Overweeg een introductievideo of een korte uitlegvideo om je boodschap kracht bij te zetten.
- Huisstijlelementen: Verzamel het logo, de bedrijfskleuren, lettertypes en herkenbare illustraties.
- Grafische elementen: Tabellen, grafieken en infographics helpen om informatie visueel te ondersteunen.
- Interne inspiratie: Bekijk bestaande marketingmaterialen, zoals de website, brochures en presentaties. Sluit aan bij deze stijl voor een consistente uitstraling richting je doelgroep.
- Externe inspiratie: Kijk ook buiten je organisatie voor inspirerende voorbeelden. (Bekijk bijvoorbeeld onze voorbeeldgalerij!)
Bepaal eerst het formaat
De eerste stap is het vaststellen van het formaat. Wordt het een staand of liggend A4-document? En in welke vorm bied je het aan? Een PDF die je van boven naar beneden leest? Of misschien een online magazine, mogelijk gemaakt met DocuFlow Flipbook van Documizers, waarbij je van links naar rechts bladert. Het formaat en leesvolgorde vormt de basis voor het ontwerp.
Start niet in MS Word, maar met een designer
Begin niet direct in Microsoft Word. De werkwijze in Word kan je creativiteit beperken. Schakel liever een designer in die werkt met professionele grafische applicaties. Lever alle ingrediënten aan en bespreek samen je wensen. Laat ook de verzamelde inspiratievoorbeelden zien. Door feedbackrondes in te bouwen, kom je stap voor stap tot een ontwerp waar jij en je klanten enthousiast van worden.
DocuFlow Flipbook
Kies voor een interactieve en aantrekkelijke presentatie van documenten. Meer info.
- Eenvoudig te delen
- Digitaal ondertekenen of accorderen
- Statistieken bijhouden
- Responsief op alle apparaten
Van ontwerp naar sjabloon
Is het ontwerp goedgekeurd? Dan is het tijd om het sjabloon na te bouwen in Microsoft Word. Je zult zien dat je met slimme trucs vrijwel alles kan met Word. Een voorbeeld: plaats het ontwerp in de achtergrond van het sjabloon en zet daar tekstblokken overheen. Lukt het niet, vraag onze collega’s dan om advies. Zij zijn expert in documentsjablonen bouwen.
Werken met tekstblokken
Om te voorkomen dat je voor iedere situatie een nieuw documentsjabloon moet maken, kan je met DocuFlow verschillende tekstblokken opnemen in één documentsjabloon. Je creëert hiermee een basissjabloon waarin je alle documentvariaties opneemt. Documenten samenstellen met tekstblokken. Voorbeelden:
- Wanneer het gaat om een arbeidscontract voor bepaalde tijd, voeg dan automatisch het tekstblok, ‘bepaalde tijd’, in.
- Wanneer het gaat om een specifiek type offerte, voeg dan conditionele tekstblokken toe, behorende bij dit type offerte.
Op basis van een kort vraag-en-antwoord-scherm of andere vooraf bepaalde afhankelijkheden, zorgt DocuFlow ervoor dat de juiste documentvariatie samengesteld wordt – en dat alles op basis van één documentsjabloon.
Data ophalen uit het informatiesysteem
Om een document te voorzien van de juiste klantgegevens, inhoud en informatie voeg je velden toe aan een documentsjabloon. Deze velden worden door DocuFlow gevuld met gegevens uit jouw informatiesysteem of een andere bron. Er zijn veel verschillende soorten velden beschikbaar. Denk aan gebruikersvelden, CRM-velden, vraagvelden en conditievelden. Veldformules toevoegen aan sjablonen.
Vergeet niet de e-mail en landingpages
Wil je het echt goed aanpakken? Besteed dan ook aandacht aan de bijbehorende e-mail en eventuele landingpages. Zorg ervoor dat de inhoud en vormgeving van deze communicatie naadloos aansluiten op het document. Zijn de instructies duidelijk? Is de vormgeving herkenbaar? Deze puntjes op de i zorgen voor een professionele totaalbeleving.
“DocuFlow maakt het mogelijk om met één sjabloon meerdere situaties te bedienen met dynamische tekstblokken.”
De kracht van DocuFlow
In dit artikel ontdek je hoe je met Microsoft Word en DocuFlow slimme documentsjablonen maakt die er niet alleen professioneel uitzien, maar ook eenvoudig te gebruiken zijn. Met één druk op de knop genereer je vanuit Microsoft 365 of jouw informatiesysteem moeiteloos documenten.
Maar DocuFlow is meer dan een documentgenerator. De echte kracht zit in de automatisering van het volledige documentproces: van genereren en versturen tot digitaal ondertekenen, opslaan en archiveren. Dit bespaart je tijd door het verminderen van tik-, klik- en zoekwerk en voorkomt repetitieve handelingen. Het resultaat? Uniforme, professionele communicatie en een efficiënter werkproces. Ontdek hoe documentprocesautomatisering jouw organisatie vooruithelpt.
Conclusie
Een goed document is meer dan alleen een tekst op papier; het is een visitekaartje van je organisatie. Door aandacht te besteden aan de voorbereiding, inhoud en vormgeving, creëer je documenten die duidelijk, professioneel en onderscheidend zijn. Met de juiste aanpak en slimme inzet van Word-sjablonen, gecombineerd met een geautomatiseerd proces, verminder je repeterend werk en houd je meer tijd over voor de inhoud. Zo maak je indruk met je documenten én werk je efficiënter.
Benieuwd hoe onze documentoplossing DocuFlow eruitziet en werkt?
